Las empresas que cuentan con un volumen muy alto de facturas de sus proveedores tienen serias dificultades para gestionarlas de forma digital, y hacerlo de forma manual se vuelve casi imposible.
El proceso de recepción de facturas debe gestionarse cuidadosamente para asegurar que ingresa de forma correcta la información al sistema y con ello evitar errores que impidan la deducción de los comprobantes fiscales y causen problemas fiscales o contables a la empresa.
¿Qué es una factura electrónica y para qué sirve?
La factura electrónica, también conocida como Comprobante Fiscal Digital por Internet o CFDI, es un documento digital y legal con el que se avalan las operaciones comerciales entre dos partes: un proveedor o prestador de servicios y un cliente o comprador que adquirió el producto o servicio.
En la factura se desglosa el costo del producto, los impuestos, la fecha y hora de compra, entre otros datos que comprueban que se realizó un intercambio comercial entre dos partes.
Es decir, el CFDI valida, comprueba y deja registro de que se realizó una transacción dentro del marco legal, de modo que ambos contribuyentes puedan cumplir con sus obligaciones fiscales.
Con la factura electrónica, los contribuyentes receptores pueden comprobar sus compras o gastos, así como deducir impuestos y reducir la carga fiscal que deben pagar en sus declaraciones.
Por su parte, el contribuyente emisor de la factura la utilizará para comprobar sus ingresos durante un periodo fiscal.
Tipos de facturas: entrantes y emitidas
Las facturas entrantes son las recibidas por el contribuyente. Estas deben ser registradas, comprobadas y contabilizadas por el sistema de gestión que utilice la empresa para dirigir el comprobante al empleado correcto para que dé el seguimiento necesario para aprovechar los beneficios fiscales y económicos de la factura.
Al recibir una factura por medios digitales, las empresas tienen que registrarlas tanto en el formato de XML como de PDF para procesarlas y asegurarse de que los datos coinciden para que la factura sea correcta.
Este proceso puede automatizarse con el uso de un sistema de gestión para que sea más rápido y la empresa tenga la certeza de que la factura cumple con todos los requisitos que establece la autoridad fiscal.
Por su parte, las facturas emitidas o salientes son las que emite la empresa. En este caso, el sistema de gestión también debe registrarlas, validarlas y darles seguimiento para asegurarse de que todos los datos sean correctos y el comprobante se pueda utilizar con fines fiscales.
Comprobación y datos obligatorios en facturas entrantes
Algunas empresas pequeñas y emprendedores revisan de forma manual las facturas entrantes. Sin embargo, para hacer el proceso más eficaz, se recomienda el uso de un software de gestión para comprobar rápidamente los datos establecidos en las facturas para que puedan utilizarse para fines de deducciones de impuestos y comprobación de gastos.
Los datos que deben observarse para validar una factura electrónica son:
- Datos del emisor y receptor del comprobante: RFC, nombre o razón social, domicilio fiscal, código postal.
- Número de identificación fiscal del comprobante.
- Fecha de emisión de la factura.
- Descripción de los productos o servicios amparados por el comprobante.
- Impuestos desglosados.
- Folio fiscal de la factura.
Ventajas de la facturación electrónica
La facturación electrónica en México comenzó a implementarse en el año 2005 y poco a poco se convirtió en el único medio de comprobación de transacciones comerciales.
A más de 15 años de su implementación, se han comprobado beneficios como:
- Eliminar costos de impresiones y envíos postales
- Reducir errores humanos en la captura de la información
- Acceso rápido, ágil y sencillo a la base de datos de facturas recibidas o emitidas
- Eliminar el uso de papel para la facturación
- Facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales
- Hacer más transparente la gestión empresarial
- Realizar cálculos más eficientes de ingresos, gastos y pagos de impuestos
- Facilitar a los gobiernos la lucha contra el fraude
- Mejorar la recaudación fiscal y, con ello, contribuir a la modernización del modelo económico
- Fácil implementación por pequeñas empresas, grandes corporativos o emprendedores que trabajan de forma independiente
Fiabilidad digital y acceso a la Información
La rapidez con la que se puede emitir una factura electrónica, junto con el uso de un sistema de gestión que permita automatizar la captura de la información incrementa la fiabilidad, lo que mejora la relación con clientes y proveedores, además de favorecer las relaciones con la autoridad fiscal.
Además, los empleados autorizados pueden acceder al sistema en cualquier momento y lugar para emitir o consultar las facturas cuando lo requieran.
Quizás te interese leer: Qué es CFDI y para qué sirve
Proceso de recepción de facturas electrónicas
En general, existen las siguientes formas de recepción de facturas electrónicas:
- A través de un portal de proveedores. Aquí el cliente es quien ingresa a generar su propia factura y recibirla directamente en el correo electrónico.
- Por correo. El proveedor genera la factura y envía al cliente la representación impresa de la factura, es decir, un archivo en formato PDF para que el receptor pueda ver la factura generada.
- A través de un PAC. Los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC) cuentan con herramientas para descargar y almacenar los CFDI, tanto el XML como el PDF para almacenarlas por un periodo mínimo de 5 años, que es lo que marca la ley, con el fin de consultarlas en caso de ser necesario.
Definición de fecha de recepción
En algunos casos se puede determinar la fecha de recepción de facturas para registrarlas automáticamente en el sistema y cumplir con los pagos de forma puntual.
Consideraciones para validación
La comprobación de las facturas es indispensable para asegurarse de que los datos que contiene la factura son correctos y que figuran tanto el importe como los impuestos correctos, entre otros cálculos.
Al recibir una factura, es importante observar que cumplan con criterios como:
- Nombre completo, RFC y dirección del emisor y receptor de la factura
- Monto de la factura
- Desglose de pago de impuestos
- Número de folio
- Descripción de los productos o servicios adquiridos
- Fecha y lugar donde se emitió la factura
Errores más comunes en facturas recibidas
Si bien la facturación electrónica tiene beneficios en términos de reducción de errores, aún es probable que se cometa alguno durante su generación. Los más comunes son:
- Captura de datos incompletos o incorrectos del emisor o del destinatario de la factura
- Errores en el monto de la factura
- Descripción incorrecta de los productos o servicios
- Cálculo erróneo del IVA o del ISR
¿Por qué implementar un sistema para la recepción de facturas electrónicas?
Las empresas o contribuyentes que reciben un volumen muy alto de comprobantes requieren una solución de recepción de facturas electrónicas para dejar de invertir tiempo en buscar sus comprobantes en el correo electrónico o en la plataforma del proveedor.
Al implementar un sistema de recepción de facturas, cada comprobante generado será almacenado de forma segura y podrás visualizarlos, almacenarlos y gestionarlos de forma fácil, rápida y eficaz.
Además, podrás consultarlos para asegurarte de que no contienen errores y la información es correcta para no causar inconsistencias fiscales que te hagan objeto de una sanción o una auditoría del SAT.
Quizás te interese leer: Qué es portal de proveedores
Beneficios y ventajas de la automatización de recepción de facturas electrónicas
Un sistema de automatización de recepción de facturas electrónicas:
- Notifica sobre la recepción de facturas para agilizar la supervisión del comprobante.
- Permite ahorrar tiempo en tareas rutinarias y reducir los errores.
- Algunos sistemas se vinculan con el ERP de la empresa para que la información completa sea visible por el personal involucrado en la gestión.
- Centraliza la recepción de las facturas para que se encuentren en un solo lugar y no se den casos de pérdida de comprobantes.
- Rápida verificación de la validez de los comprobantes.
- Mejora de la productividad y tiempos de trabajo.
Descubre los beneficios que Salud Fiscal tiene para tu empresa
Salud Fiscal es un producto (Saas) desarrollado y administrado por Cimatic cuya misión es ayudar a que los contribuyentes tengan una mejor gestión de los procesos relacionados con el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.
Salud fiscal cuenta con un poderoso portal de proveedores que genera un puente ágil de comunicación eficaz entre clientes y proveedores y que soluciona la gestión de las recepciones de facturas. Contáctanos y descubre cómo!
Reduce el tiempo de las consultas, valida tus facturas, optimiza el espacio disponible, obtén las facturas por periodos fiscales, entre otros beneficios que podrás conocer si navegas por nuestra página web o, mejor aún, si nos contactas a través de nuestro formulario.
Con gusto te ayudaremos a resolver tus dudas sobre cómo obtener certificado de sello digital, consultar lista negra del SAT, conciliación de facturas, complemento de pago varias facturas SAT y más.
