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¿Qué es un portal de proveedores y cuáles son los beneficios para tu empresa?

qué es portal de proveedores
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Tiempo de lectura: 4 minutos

Contar con un portal de proveedores es una de las mejores alternativas para optimizar la relación con ellos y mantener un buen control fiscal en la empresa. Hoy en salud fiscal te contaremos qué es un portal de proveedores, cómo funciona y la ventaja de implementarlo.

¿Qué es un portal de proveedores?

El portal de proveedores de es un software que permite mejorar el control de las cuentas por pagar y ampliar la visibilidad de su cadena de suministro. Dependiendo del sector en el que se desempeñan las empresas, el portal puede habilitar diferentes opciones, aplicaciones o soluciones.

Uno de los módulos que los portales de proveedores tienen en común, y que es de los más utilizados y beneficiosos, es el de consultas fiscales, facturas, complementos de pago y pagos.

En este espacio, los proveedores de las empresas pueden consultar cualquier información relacionada con sus intercambios comerciales, además de mantener comunicación con el cliente, ver el estatus de pago, consultar facturas, etc.

El principal beneficio de implementar un portal de proveedores es mejorar la comunicación entre clientes y proveedores. Con esto se evitan las llamadas telefónicas, visitas a las instalaciones del cliente, o del proveedor, así como los problemas presentados como la falta de transparencia en el intercambio de información y la comunicación deficiente.

Con el uso de un portal de proveedores, las empresas pueden:

  • Mantener comunicación con el proveedor
  • Solicitar asistencia técnica
  • Reportar incidencias como retrasos en las entregas
  • Permitir que el proveedor gestione sus facturas y estatus de pago

¿Cómo funciona un portal de proveedores?

En primera instancia, la empresa debe recopilar una base de datos de los proveedores con los rubros más relevantes y que resuman toda la relación entre ellos. Por ejemplo, se capturan los datos fiscales de cada proveedor y se asocian todos los pagos realizados y las respectivas facturas recibidas.

Se da de alta a los proveedores en el sistema, se les asigna un rol y permisos para acceder al sistema, hacer ediciones, descargas o cualquier otro permiso que se desee asignar.

Una vez validados los datos, se almacenan en un repositorio con la capacidad de crear flujos de documentos y de enviar notificaciones a los equipos correspondientes.

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Cuando el portal se encuentra listo, los proveedores reciben su formato de acceso para que ingresen y gestionen la información que requieren. Algunos programas envían notificaciones al correo de los proveedores para que sepan que es momento de acceder a la herramienta y no se pierdan ningún mensaje importante.

Beneficios de un portal de proveedores

Fomenta la transformación digital

Las empresas que aún utilizan procesos manuales pueden iniciar su proceso de transformación digital con un portal de proveedores con el fin de optimizar la comunicación, reducir las llamadas y el tiempo en entregas y gestión de pedidos.

Son sistemas escalables

Estas herramientas se adaptan a los requerimientos de las empresas, pero también pueden crecer con ellas. Es decir, se pueden dar de alta nuevos proveedores y usuarios, ampliar pedidos e incorporar módulos para hacer más fácil la gestión.

Gestión en la nube

Un portal de proveedores es una solución cloud, lo que significa que las empresas no deben descargar programas informáticos pesados, que saturen los servidores y computadoras personales. Además, permiten el acceso desde cualquier lugar, en cualquier momento del día.

Herramientas que facilitan la gestión

A través de un portal de proveedores se pueden gestionar las recepciones, facturas, estatus de pago. Además de utilizar toda esta información para facilitar la tarea de facturación.

Optimizar procesos y procedimientos

Una de las mayores ventajas para los empleados. Al contar con un mecanismo de contacto con la información centralizada se ahorra tiempo que anteriormente se ocupaba en llamadas o visitas. Incluso al tener una duda se puede contactar al personal mediante la misma herramienta para resolver problemas. Este ahorro de tiempo permite a los empleados dedicarse a otras tareas de valor para el negocio.

Resolver incidencias rápidamente

Al contar con un software como este, tanto clientes como proveedores pueden prevenir situaciones críticas, detectar errores con facturas y corregirlos inmediatamente, antes de que la situación provoque problemas mayores, como una factura no deducible, o presentada fuera del periodo correspondiente.

Mejor relación entre clientes y proveedores

Con un portal de proveedores, toda la información queda procesada y documentada, por lo que se puede tener evidencias de los trabajos realizados, así como incidentes y contacto entre colaboradores. Con todo esto, la relación entre el cliente y sus proveedores es más clara, transparente y satisfactoria.

Mejora en los procesos contables y fiscales

Contar con toda la información de pedidos, pagos, cuentas por pagar y facturas electrónicas, es más fácil gestionar los procesos contables y fiscales para que las empresas cumplan con sus obligaciones ante el SAT, como generar su contabilidad electrónica y presentar sus declaraciones.

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Entre los módulos que encontrarás en Salud Fiscal destaca el portal de proveedores, que se sincroniza con el ERP de la empresa y la información de cada proveedor para hacer más fácil el proceso de pagos y gestión de facturas.
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