Tan importante es el control de las facturas emitidas como las recibidas por los proveedores. Además de ser indispensables para los pagos a cada proveedor, también se debe tener un sistema de archivo para acceder a ellas y utilizarlas con fines contables y fiscales.
Hoy en el blog de Salud Fiscal te contaremos todo sobre las facturas de proveedores: qué son, su importancia, las diferencias con las facturas recibidas y recomendaciones para una gestión correcta. ¡Quédate a leer!
¿Qué es una factura de proveedor?
Las facturas de proveedores son comprobantes fiscales que una empresa recibe por la adquisición de bienes o servicios por parte de un proveedor. En estos comprobantes se registran a detalle los bienes adquiridos, la cantidad, el importe a pagar, los impuestos sobre las ventas, los cargos de transporte, envíos, entre otros.
Las facturas de proveedores se pueden crear en diferentes puntos del proceso de compra. Esto depende de la política de control de facturas de proveedores que la empresa haya acordado con el proveedor.
Por ejemplo, en algunas empresas se genera una factura en cuanto se confirma una orden de compra con base en las cantidades de los productos solicitados. En otras empresas, la factura se genera después de que se ha recibido una parte o el total de la orden de compra. También es común que la factura se genere hasta que la empresa haya recibido sus productos y pagado su deuda.
Una vez que la empresa haya recibido una factura de un proveedor la debe contabilizar en su sistema y emitir el pago. También es importante considerar las facturas por pagos en parcialidades y registrarlas de forma correcta para dar seguimiento a cada pago. Este registro puede hacerse de forma manual, introduciendo las facturas al sistema con o sin la referencia a los documentos de compra anteriores, o bien, se puede registrar de forma automática al contar con un sistema de gestión o ERP.
Después de haber ingresado las facturas, el siguiente paso es comprobar que el contenido sea correcto y que el comprobante sea válido. En este punto, es común que se apruebe la orden de pago. Finalmente, el comprobante se almacena y archiva para utilizarlo en las declaraciones informativas, anual y como respaldo en caso de una auditoría por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Importancia del control de facturas de proveedores
El control de facturas de proveedores es indispensable para el cumplimiento fiscal ya que estos comprobantes se utilizan para la comprobación de gastos y la deducción de impuestos, por lo que un error en el cálculo de la factura o equivocarse al registrarla puede tener consecuencias ante el SAT.
Asimismo, el registro y almacenamiento de las facturas es indispensable para la comprobación de gastos, por lo que se deben tener almacenadas por un periodo de 5 años en caso de que el SAT las solicite como parte de un proceso de auditoría.
Por otro lado, darles seguimiento a las facturas es importante para mantenerlas en orden, pagar a tiempo a los proveedores y llevar la contabilidad de forma correcta. Esto se traduce en la eficiencia operativa, la gestión de los recursos de la empresa y el cumplimiento de los procesos contables y fiscales de la empresa.
Factura entrante vs. factura emitida: ¿Cuál es la diferencia?
La siguiente tabla muestra de forma rápida las diferencias entre las facturas entrantes y las salientes:
| Facturas entrantes | Facturas salientes |
| Son emitidas por proveedores de bienes y servicios que adquiere la empresa. | Son emitidas por la empresa a sus clientes para amparar la venta de bienes y servicios. |
| Representan un flujo de efectivo que sale de la empresa para pagarse al proveedor. | Representan el flujo de efectivo que entra a la empresa como ingreso por ventas. |
| La empresa debe revisar que las facturas coincidan con los bienes y servicios adquiridos, así como la cantidad a pagar. | La empresa debe asegurarse de registrar correctamente los bienes y servicios vendidos al realizar la factura. |
Factura entrante
Las facturas entrantes son las recibidas en la empresa por parte de sus proveedores de mercancías o servicios. Estos comprobantes deben ser verificados, registrados y contabilizados ya sea mediante procesos automatizados por el ERP de la empresa, o bien, de forma manual por parte de los encargados del área contable o del departamento de cuentas por pagar.
Para la verificación de las facturas entrantes se recomienda contar con alguna solución ERP ya que estos comprobantes se emiten en formato XML, lo que significa que los datos no son legibles. Además, algunas empresas tienen un alto volumen de facturas recibidas por lo que los sistemas manuales son poco efectivos y son susceptibles a errores u omisiones.
Por otro lado, las facturas entrantes suelen recibirse a través de un correo electrónico, pero también pueden ser consultadas a través del portal del SAT. Las empresas que siguen manejando estos procesos de forma manual suelen destinar a más de un empleado a la revisión de facturas recibidas; en cambio, al contar con una solución digital se puede automatizar y acelerar significativamente el proceso.
Factura emitida
Las facturas emitidas son aquellas que las empresas realizan para amparar las ventas de productos o servicios a sus clientes. Para esto, las organizaciones deben utilizar el portal del SAT, o bien, contar con algún sistema de facturación que automatice los procesos de carga de datos y valide los comprobantes de forma automática para enviar a los clientes un comprobante válido y con información correcta.
Datos clave en las facturas entrantes: ¿Qué información debemos revisar?
Durante la revisión de facturas entrantes se recomienda revisar los siguientes datos:
- Información del proveedor/emisor. Nombre completo o razón social, dirección del domicilio fiscal, código postal, RFC y régimen fiscal.
- Información de la empresa/receptor. Nombre completo o razón social, RFC y régimen fiscal.
- Fecha de emisión de la factura.
- Folio fiscal.
- Descripción de los bienes o servicios. Cantidad, peso, precio unitario y total de los bienes adquiridos.
- Números de referencia de compra o pedido, en caso de que corresponda.
- Importe total, desglose de impuestos de IVA, ISR y total a pagar.
- Sello digital del SAT.
¿Qué hacer en caso de facturas recibidas incorrectas?
Si detectas algún error en una factura recibida, es importante que no sea procesada en el sistema ya que los datos erróneos provocan deducciones equivocadas, que podrían causar problemas ante el SAT.
Contacta a tu proveedor para que cancele el comprobante con datos erróneos y vuelva a emitirla con la información correcta. Una vez que te asegures de que los datos son los reales, podrás procesar el comprobante.
Condiciones para que una factura electrónica sea válida
A grandes rasgos, para determinar la validez de una factura electrónica debe contar con los siguientes datos:
- RFC del emisor y receptor
- Régimen fiscal del emisor y receptor
- Número de folio asignado por el SAT
- Sello digital del SAT
- Uso de la factura
- Lugar y fecha de expedición
- Domicilio fiscal del local o establecimiento donde se expide la factura
- Cantidad, unidad de medida y tipo de bienes
- Importe total señalado en número y letra
- Señalamiento de pago en una sola exhibición o parcialidades
- Método de pago
- Monto de impuestos trasladados, desglosados y retenidos
- Número y fecha del documento aduanero en caso de mercancías de importación
Estrategias para la digitalización y automatización del proceso de recepción de facturas de proveedores
Las estrategias más efectivas para automatizar el proceso de recepción de facturas son:
Implementación de un sistema de gestión
Contar con un sistema de gestión de documentos y facturas permite almacenar, validar y gestionar los comprobantes sin tener que contar con archivos físicos, con fácil acceso a la información y agilidad en la búsqueda de documentos.
Algunos de estos sistemas cuentan con tecnologías como OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), que digitalizan automáticamente las facturas recibidas por correo o fax y convierten la información impresa en textos editables para facilitar su procesamiento.
Portal de proveedores
Implementar soluciones tecnológicas que incorporen un portal de proveedores agiliza el control de las facturas entrantes y simplifica el proceso de recepción y comunicación con los proveedores.
Implementación de sistemas de contabilidad
Implementar un ERP con módulo de contabilidad y facturación permite agilizar los procesos e intercambiar información entre diferentes sistemas, reduciendo el tiempo destinado a la captura manual de datos.
Además, estos sistemas permiten configurar flujos de trabajo automatizados para el procesamiento de las facturas entrantes, así como notificaciones automáticas sobre el estatus de los comprobantes.
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