Hace ya casi 20 años que en México se utiliza la facturación electrónica. Sin embargo, sigue siendo un tema complejo e incluso desconocido para miles de trabajadores, empresarios y pequeños emprendedores que se relacionan con el tema, aún sin darse cuenta.
Hoy en el blog de Salud Fiscal te daremos una guía completa sobre la facturación electrónica y lo que su uso implica para los contribuyentes.
Breve historia de la facturación electrónica en México
En 2004, el Servicio de administración Tributaria (SAT) creó el marco legal para sentar las bases del Comprobante Fiscal Digital o CFD. Para el año 2020, este comprobante evolucionó a CFDI para indicar que su envío y recepción es a través de internet y se volvió obligatoria para algunos contribuyentes. En 2014, el CFDI se volvió universal y evolucionó a la versión 3.2 con lo que su emisión se volvió obligatoria para evitar que se emitirán facturas en papel u otros formatos. Actualmente, la versión de CFDI 4.0 es la vigente desde 2022.
La factura electrónica consiste en un comprobante fiscal que avala una transacción económica: el pago de un servicio, la nómina de una empresa, pagos parciales, entre otros.
En general, las facturas electrónicas se emiten en archivos con formato XML (Extensible Markup Language o lenguaje de marcado extensible), que son un conjunto de datos estructurados para conformar un documento tributario con una gran cantidad de información almacenada, estandarizada y ordenada para que sea legible por las plataformas informáticas del contribuyente y del SAT.
El éxito de la facturación electrónica en México ha traspasado las fronteras y ha hecho que otros gobiernos latinoamericanos implementen sistemas similares, con un marco de referencia similar al de nuestro país. De este modo, México, Chile y Brasil son los países de Latinoamérica más avanzados en la materia.
Componentes de una factura electrónica
Los CFDI deben contener información tanto del emisor como del receptor. Para asegurarte de que te emiten una factura correctamente, revisa los siguientes datos:
Del emisor:
- RFC
- Régimen fiscal
- Domicilio del local o establecimiento donde se expida la factura
- Sello digital
- Fecha de expedición
Del receptor:
- RFC
- Razón social, nombre o denominación
- Régimen fiscal
- Código postal del domicilio fiscal
- Uso del comprobante
Datos generales:
- Cantidad, unidad de medida y clase de la mercancía, bienes o descripción de los servicios que ampare la factura.
- Valor unitario en número.
- Importe total señalado en letra.
- Señalamiento en caso de que la factura se pague en parcialidades.
- Monto de los ingresos trasladados, desglosados por tasa de impuesto e impuestos retenidos.
- Forma de pago: efectivo, transferencia, cheque nominativo, monedero electrónico autorizado por el SAT, tarjeta de crédito o débito.
- Número de folio.
- Número y fecha de documento aduanero en caso de mercancías de importación.
- Fecha y hora de certificación.
- Número de serie del certificado digital del SAT.
Para emitir las facturas se puede usar el portal oficial del SAT, a través de un proveedor de facturas o de un sistema ERP. Cada factura debe emitirse, enviarse y almacenarse a través de medios electrónicos; el receptor tendrá una representación impresa del CFDI y debe almacenar sus comprobantes para presentarlos en caso de que haya una inconsistencia fiscal.
¿Por qué la facturación electrónica es obligatoria?
La facturación electrónica es obligatoria para los contribuyentes que tengan actividades económicas en México. Es el único medio de comprobación de intercambios comerciales, que obliga tanto a las empresas como a los clientes a cumplir con sus disposiciones tributarias y fiscales.
Por otro lado, la facturación electrónica permite justificar los gastos realizados por un contribuyente, con lo que se pueden deducir los impuestos designados y reducir la carga fiscal. Esto significa que la emisión y recepción de CFDI es clave en la presentación de las declaraciones informativa y anual.
Obligaciones fiscales de la facturación electrónica
Para emitir facturas electrónicas, los contribuyentes deben darse de alta en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), obtener su Certificado de Sello Digital (CSD), que es un tipo de firma digital que autentica las facturas emitidas y les da validez.
La emisión y timbrado de facturas valida las operaciones comerciales y es un medio por el cual el SAT puede tener una mejor recaudación fiscal, ya que tiene información precisa sobre los ingresos del contribuyente. Por esta razón, es obligatorio resguardar los CFDI emitidos y recibidos por un periodo mínimo de 5 años, en caso de que sea necesaria una auditoría fiscal.
En caso de que una persona física o moral (es decir, emprendedores, trabajadores independientes o empresas) no cumpla con las obligaciones relacionadas con la facturación electrónica puede enfrentar multas y sanciones del SAT. Asimismo, en caso de errores, no podrán deducir los gastos ni su carga fiscal.
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Si bien el tema de la facturación electrónica parece complicado, es de gran ayuda para simplificar procesos administrativos, costos y tiempo dedicado a la emisión y entrega de comprobantes. Además, los sistemas informáticos reducen la probabilidad de errores, facilitan la conciliación de datos y el cumplimiento de las obligaciones fiscales ante el SAT.
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