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¿Qué es el folio fiscal digital del SAT y cuál es su función?

Qué es el folio fiscal
Tabla de contenidos
Tiempo de lectura: 5 minutos

¿Qué un CFDI?

El Comprobante Fiscal Digital por Internet, CFDI o factura electrónica, es el único comprobante con validez para avalar una transacción comercial. En estos archivos se encuentra la descripción del servicio/producto adquirido, la fecha y hora, costo e impuestos correspondientes a la operación, entre otros datos.

Cuando se emite la factura electrónica se obtienen dos archivos, uno en formato PDF (que es la representación física del CFDI) y otro el XML, que es un lenguaje alfanumérico que es validado por el Servicio de Administración Tributaria y que contienen información confidencial tanto para el emisor como para el receptor de la factura.

Una vez validado, en el archivo en PDF verás datos como:

     

      • Nombre y RFC del Emisor

      • Nombre y RFC del Receptor

      • Fecha, Lugar y Hora de Emisión

      • Tipo de CFDI

      • Folio Fiscal Digital

    ¿Qué es el folio fiscal del SAT?

    El folio fiscal es el elemento que da validez a los CFDI. Es un identificador individual que consiste en una serie alfanumérica (números y letras) que sirve como clave única, la cual es generada de forma automática y aleatoria por el sistema del Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) o por el portal del SAT para asignarse a cada CFDI emitido.

    Este folio es equivalente al concepto de UUID, es decir, el “Identificador Único Universal” y se encuentra representado en los CFDI bajo dichas siglas.

    ¿Dónde se encuentra el folio fiscal en una factura electrónica?

    El folio fiscal se encuentra entre los datos del emisor, en el recuadro donde están los datos de identificación del comprobante fiscal en el archivo en PDF. En la cadena XML se encuentra reflejado con la clave UUID, que se compone de 32 dígitos hexadecimales que se muestran en cinco grupos separados por un guion.

    ¿Qué es el UUID?

    El UUID es la abreviatura de Universal Unifique Identifier o Identificador Único Universal, es un código de 32 dígitos formados por números del 0 al 9 y las primeras 6 letras del alfabeto, se dividen en 5 grupos separados por guiones y no tienen una secuencia lógica.

    El UUID es generado automáticamente, equivale al folio fiscal del CFDI y permite distinguir a cada comprobante de forma única.

    ¿Cómo se genera el UUID?

    El UUID se genera de forma automática por el sistema de sellado y timbrado del SAT a través de algoritmos especiales que garantizan la autenticidad de la factura y la unicidad del comprobante.

    ¿Dónde se encuentra el folio fiscal en una factura electrónica?

    ¿Para qué sirve el folio fiscal digital?

    La importancia del folio fiscal radica en que es información que permite verificar la validez de una factura, cancelarla o recuperarla del sistema del SAT, ya que es el principal requisito para localizar el CFDI.

    Al ser una clave única, alfanumérica, aleatoria y, sobre todo, que indica la validez del comprobante fiscal ante el SAT, el folio fiscal se puede usar para evitar posibles fraudes con facturas falsas. Es decir, si desconfías de un proveedor, puedes buscar la factura mediante el folio para comprobar su autenticidad y su validez ante el SAT.

    Las empresas que llevan el registro de las facturas de sus proveedores deben guardar los folios de cada CFDI, de modo que puedan llevar el control de cada comprobante recibido durante el mes, así como en todo el ejercicio fiscal para realizar sus declaraciones anuales y deducciones correspondientes.

    ¿Cómo se obtienen folios digitales para facturar?

    Para obtener folios digitales para facturar, los contribuyentes deben contar con su Firma Electrónica Avanzada, mejor conocida como e-Firma. Para esto, deben acudir a las oficinas del SAT para realizar el trámite para obtener los archivos .cer, .key y contraseña que conforman a la e-Firma.

    Este conjunto de datos se adjunta al mensaje electrónico al momento de realizar una factura para identificar al emisor como autor legítimo, como si fuera una firma autógrafa. Las características de la firma brindan la seguridad y confidencialidad a las transacciones electrónicas y garantizar que no haya sido modificado ningún dato.

    Una vez que el contribuyente tenga su e-Firma, debe solicitar sus Certificados de Sellos Digitales (CSD) a través de la aplicación Certifica del SAT (antes SOLCEDI) donde se obtienen dos archivos: uno con extensión .sdg, que se envía como solicitud al SAT y el otro con extensión .key que es la clave privada del sello digital.

    ¿Por qué es importante el folio fiscal?

    Los folios fiscales son códigos únicos que identifican a las facturas electrónicas y permiten verificar su validez. Además, contar con el folio facilita la búsqueda de un CFDI en el sistema del SAT para recuperarla, cancelarla, generar una nueva y relacionarla con la que se canceló.

    La importancia del folio fiscal radica en la gestión de los CFDI ya que es clave para la comprobación fiscal.

    ¿Qué pasa si una factura no tiene folio fiscal?

    No puede haber una factura electrónica sin folio fiscal. Sin embargo, si el folio no es válido o no coincide con los datos del comprobante no se considera válido para efectos fiscales y el contribuyente podría ser sancionado por incumplimiento fiscal.

    Para evitar esto, se recomienda verificar la validez de las facturas con herramientas como la suite de Salud Fiscal.

    Cancelación de facturas y folios fiscales relacionados

    Ahora bien, los folios fiscales también son importantes para la cancelación de CFDI. De acuerdo con la reforma al Artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación (CFF) para el 2022, la cancelación de las facturas electrónicas se tendrá que realizar únicamente durante el ejercicio en el que se emitió el comprobante.

    Con la versión 3.3 del CFDI, se realizaba la cancelación sin que el emisor se enterara, y sin dar detalles sobre la anulación. Sin embargo, para el CFDI 4,0 se realizó una gran modificación: el emisor de la factura debe indicar a su cliente la necesidad de cancelar una factura, así como la razón para hacerlo.

    El emisor debe enviar la solicitud de facturación a través del portal del SAT, y el receptor debe aceptarla en el mismo medio. El SAT da un plazo de tres días hábiles para que el receptor apruebe la cancelación, pasado ese tiempo queda automáticamente cancelada ya que se considerará aceptada.

    Ahora bien, en caso de ser necesario, se realizará la sustitución del comprobante con la clave “01 Comprobantes emitidos con errores con relación” y se tendrá que indicar el folio fiscal del comprobante que lo sustituye para relacionarlos.

    ¿Cómo verificar el folio fiscal de mis facturas?

    El SAT cuenta con una herramienta para verificar si el folio fiscal se encuentra registrado en su base de datos. Puedes acceder a ella en el portal oficial sat.gob.mx y capturar los siguientes datos:

       

        • Folio fiscal

        • RFC del emisor

        • RFC del receptor

        • Los dígitos de la imagen captcha

      Y posteriormente debes dar clic en el botón “Verificar CFDI”. Con esto podrás ver el resultado de la validación e imprimirlo. De no encontrarse la factura, se indicará con el mensaje: “El comprobante no se encuentra registrado en los controles del Servicio de Administración Tributaria” y tendrás que tomar cartas en el asunto para obtener tu comprobante.

      Como habrás comprobado, la importancia del certificado fiscal digital es tal que te ayudará a corroborar la validez de tus facturas. Si aún no cuentas con una herramienta para llevar el control de tus finanzas, en Salud Fiscal México encontrarás la solución que necesitas para la gestión de tu negocio. Conócelas navegando por nuestro sitio web.

      También te invitamos a revisar nuestro blog para conocer más sobre temas como conciliación contable fiscal, consultar lista negra del SAT, cuentas por pagar a proveedores, control de viáticos, complemento de pago varias facturas SAT,  notificaciones por buzón tributario, y mucho más.

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