¿En tu empresa tus colaboradores viajan constantemente y te has quedado con gastos por viáticos sin deducir? El control de viáticos es una labor compleja, en la que se debe tener políticas bien definidas para que todos los gastos sean adecuados, correctos y se eviten errores en los procesos.
Hoy en el blog de Salud Fiscal te contaremos los errores más comunes en el control de viáticos y cómo se pueden evitar con herramientas especializadas.
Riesgo 1. Formatos manuales para la gestión de viáticos
Las empresas que aún cuentan con procesos manuales para solicitar y gestionar los viáticos utilizan formularios manuales, en documentos impresos, que provocan la pérdida de información, errores en la captura de datos y retrasos en la aprobación del presupuesto, lo que pone en riesgo la deducibilidad de los gastos.
La estandarización de la gestión de viáticos implica contar con procesos digitales para la solicitud de gastos de viaje, de modo que el área financiera de la empresa pueda hacer reservaciones, cotizaciones y determinar los gastos que el viajero realizará, así como la solicitud de los comprobantes de cada pago.
Riesgo 2. Uso de cuentas personales para los gastos de viáticos
Muchas empresas permiten que los trabajadores viajeros realicen los gastos de viaje por su cuenta y les hacen anticipo o reembolso de viáticos. ¿Qué es un anticipo de viáticos? Es adelantar una suma de dinero al empleado para cubrir los gastos relacionados con el viaje, como los boletos de avión o autobús.
¿Qué es un reembolso de viáticos? Es devolver el dinero a un empleado viajero que regresa y presenta las facturas correspondientes a cada gasto realizado por hospedaje, alojamientos o renta temporal de automóviles para el traslado.
Sin embargo, las empresas que tienen la necesidad de que sus trabajadores se desplacen a otras ciudades por motivos de trabajo deben proporcionar medios oficiales, como tarjetas de crédito empresariales para que se realicen los pagos y se soliciten las facturas para garantizar su deducibilidad.
Riesgo 3. No contar con planes de gastos de viaje
Cuando los empleados viajan constantemente, las empresas deben contar con procesos estandarizados para cotizar hoteles, boletos de avión o autobús, restaurantes, entre otros gastos necesarios para el viajero.
No contar con estos procesos de planeación pone en riesgo a la empresa de fugas de dinero, falta de control en el presupuesto, engaños y la pérdida de comprobantes deducibles y que aligeren la carga fiscal en las empresas.
Riesgo 4. Problemas con los comprobantes para el reembolso de viáticos
Algunas empresas optan por los reembolsos de viáticos para los empleados viajeros y lo manejan en el CFDI de nómina como ingreso exento o no gravable para que no se tenga que pagar impuestos por ese gasto.
En tal caso, los viajeros pueden tener problemas con los comprobantes, como solicitarlos con datos incorrectos, proveedores de servicios que no envían la factura, entre otros que retrasan el proceso y pueden dejar sin deducir los gastos.
Software para el control de viáticos: la mejor forma de evitar errores
Automatizar la gestión de viáticos es la forma más eficaz y eficiente para establecer un proceso uniforme para todas las solicitudes y aprobaciones, evitando inconsistencias y decisiones subjetivas.
La implementación de un software para el control de viáticos reduce los procesos manuales al mínimo en la generación de reportes, presupuestos, aprobación de solicitudes, procesamiento de facturas, entre otras tareas repetitivas y susceptibles a errores.
Al implementar estos sistemas, las empresas pueden tener beneficios como:
- Establecer políticas internas para la gestión de viáticos
- Visibilidad completa de los gastos de viajes
- Ahorro de tiempo en los presupuestos
- Procesamiento automático de las facturas
- Simplificación de los procesos de solicitud, aprobación y reembolso de viáticos
¿Qué tipo de software elegir?
Las empresas que tienen empleados que viajan constantemente deben contar con procesos estandarizados y tecnológicos, por lo que un software que se integre con los sistemas existentes en la empresa, como un ERP.
Salud Fiscal es el software para control de viáticos que tu empresa necesita. Una plataforma digital innovadora que permite gestionar viajes nacionales e internacionales de forma automática, hacer presupuestos de gastos, controlar los anticipos, analizar el comportamiento de los gastos por cliente, rangos de fechas, entre otras tareas para hacerlas más efectivas.
En el portal de viáticos de Salud Fiscal encontrarás funcionalidades como:
- Reportes de gasto por empleado, por fecha o por concepto
- Validación de facturas
- Reportes de gastos en caja chica
- Anticipos de gastos
- Flujos de autorización de gastos
Descubre los beneficios que el software fiscal de Salud Fiscal aporta al control de viáticos. Navega por nuestra página web o solicita más información a través del formulario de contacto o botón de WhatsApp, donde nuestros asesores están listos para brindarte la mejor atención. Solicita más información sobre nuestro software para control de proveedores, conciliación contable fiscal, control de facturas de proveedores y más.
