Actualmente, todos los jóvenes y adultos de más de 18 años deben registrarse en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), es decir, el padrón de contribuyentes para que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) dé seguimiento a las obligaciones tributarias. Junto con la incorporación al RFC se crea una forma de identificación llamada firma electrónica, e.Firma, key o Firma Electrónica Avanzada (FIEL) para emitir facturas electrónicas y realizar otros trámites.
Hoy en el blog de Salud Fiscal te contaremos qué es la firma electrónica SAT, para qué se utiliza y los requisitos básicos para tramitarla.
¿Qué es la firma electrónica SAT?
La firma electrónica es un conjunto de caracteres y datos contenidos en un archivo digital seguro y cifrado cuyo principal objetivo es identificar al contribuyente al momento de realizar un trámite en alguna dependencia de gobierno o ante el SAT.
Consta de varios elementos de seguridad para garantizar que nadie pueda acceder o utilizar los archivos, ya que tiene la misma validez que la de una firma autógrafa. Por esta razón, los contribuyentes deben cuidarla.
¿Cómo se compone la firma electrónica?
La e.firma consta de dos documentos: la clave electrónica (.key) y el certificado digital (.cer). Ambos son algoritmos matemáticos con base en datos de identidad y biométricos del contribuyente.
- El archivo .Cer es una llave pública que contiene al certificado digital, el cual valida la autenticidad del contribuyente y la firma electrónica. Contiene una clave pública que no debe ser vista por nadie que no sea el contribuyente y el receptor de una factura.
- El archivo .key es una llave privada del contribuyente, con la que podrá descifrar mensajes de datos y generar la firma. Su existencia se vincula con el archivo .Cer, por lo que se deben usar los archivos en conjunto para formar todas las características de una firma electrónica confiable, con validez legal y que se pueda usar en documentos oficiales.
Quizás te interese leer: Qué es el folio fiscal
Por todo esto, la firma electrónica no es modificable y es imposible adquirirla por algún medio que no sea el SAT, ya que para elaborarlas utiliza altos estándares de criptografía asimétrica de asistencia pública o PKCS (Public-Key Cryptography Standards).
¿Qué es el certificado CSD y quiénes deben tramitarlo?
El certificado de sello digital (CSD) es un documento electrónico emitido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Este certificado permite al SAT validar y autenticar los comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI), asegurando su integridad y unicidad. El CSD es obligatorio para todas las personas físicas y morales que emiten facturas electrónicas, ya que garantiza la validez jurídica de sus operaciones fiscales. Además, este certificado es esencial para cumplir con las disposiciones fiscales y debe renovarse periódicamente para evitar sanciones o problemas al emitir facturas.
¿Para qué sirve la firma electrónica?
La función más importante de la e.firma es para emitir facturas electrónicas. Sin ella, no podrás facturar a tus clientes. Sin embargo, tiene otras funciones:
- Identificar al contribuyente al ingresar al portal oficial del SAT.
- Enviar las declaraciones informativas.
- Enviar al SAT la declaración anual.
- Efectuar aclaraciones.
- Solicitar al SAT cambios y modificaciones.
- Trámite de título y cédula profesional.
Requisitos para obtener la firma electrónica del SAT
En primera instancia, debes agendar una cita en las oficinas del SAT de tu ciudad mediante el portal oficial de la autoridad. Al ingresar, debes indicar tu nombre, RFC y el trámite vas a realizar y el sistema te indicará la documentación que tendrás que llevar.
Si eres persona física, tendrás que llevar:
- Identificación oficial vigente en original y copia
- Comprobante de tu domicilio fiscal en original y copia
- Tu CURP impreso
- Un dispositivo USB portable
- Indicar tu correo electrónico
Si eres persona moral, la documentación a llevar es:
- Identificación oficial vigente del representante legal (persona física) de la empresa en original y copia
- En caso de que el representante legal no pueda acudir, tendrás que llevar un poder de representación legal firmado
- Acta constitutiva en original y copia
- Comprobante del domicilio fiscal
- Un dispositivo portable USB
- Indicar un correo electrónico
Cuando acudas a las oficinas del SAT, asegurándote de llevar los documentos solicitados, te pasarán con un trabajador para corroborar la información de la documentación. Posteriormente te pasarán al área de datos biométricos donde se registrarán las huellas dactilares, las pupilas, la firma manuscrita y te tomarán fotografías para verificar tu identidad.
Al final, firmarás los documentos de solicitud, aprobación y creación de la firma electrónica, se generará una contraseña y te entregarán el dispositivo portable con la información de la e.firma, es decir, los documentos .key y .Cer.
Preguntas frecuentes
¿La e.firma tiene vigencia?
Sí. Tiene una vigencia de 4 años.
¿Cómo saber si mi e.firma está vigente?
Verificar la vigencia de tu e.firma es un proceso sencillo que puedes realizar directamente en el portal del SAT. Para hacerlo, necesitarás los siguientes requisitos:
- Contraseña de la llave privada.
- Llave privada de tu e.firma (archivo con extensión .key).
- Certificado de tu e.firma (archivo con extensión .cer).
Accede al portal del SAT y dirígete a la sección Valida la vigencia de tu e.firma. Sigue las instrucciones y carga los archivos requeridos. Una vez completado el proceso, el sistema te indicará si tu e.firma está vigente o si necesitas renovarla
¿Cómo renovar la e.firma?
Puedes realizar el trámite de forma presencial o en línea. Si acudes a las oficinas del SAT, el proceso será el mismo que cuando tramitaste la e.firma por primera vez.
En caso de hacerlo en línea, debes tener instalada la aplicación “Certifica” y generar un archivo de requerimiento de renovación (*.ren) y cargarlo en el portal oficial del SAT, sección “Renueva el Certificado de tu e.firma”
¿Me pueden revocar la firma?
Sí. Si tienes créditos fiscales o irregularidades con la presentación de tus declaraciones, la autoridad podría cancelar la e.firma para que no emitas facturas electrónicas. Asimismo, si llegaras a perder el dispositivo portable, puedes solicitar la revocación de la e.firma por riesgo de seguridad.
Mi contador me pide mi e.firma, ¿tengo que dársela?
Darle tu e.firma a tu contador podría ponerte en riesgo de suplantación de identidad. Evita compartirla ya que no se necesita para la presentación de las declaraciones.
Evita riesgos, recurre a Salud Fiscal
En Salud Fiscal encontrarás nuestro software fiscal que te ayudará a cumplir con tus obligaciones fiscales. Genera y valida tus facturas electrónicas, accede a tu Buzón Tributario, verifica tus facturas, agiliza tu conciliación y otros beneficios que encontrarás navegando por nuestra página web. Navega por nuestro sitio web y descubre más sobre temas relacionados con el certificado de sello digital SAT, cuentas por pagar a proveedores, consultar lista negra del SAT, conciliación fiscal y contable, notificaciones por buzón tributario, el complemento de pago SAT y mucho más. Contáctanos a través del formulario para solicitar más información, estamos listos para atenderte.