¿Alguna vez has pensado que elegir a tus proveedores es un pilar para el éxito de tu empresa? Más allá de precios bajos, la elección de proveedores es estratégica y puede marcar la diferencia entre productos y servicios de calidad, entregas puntuales y de cumplimiento ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Hoy en el blog de Salud Fiscal te contaremos la importancia de elegir proveedores y los errores más comunes al evaluarlos. ¡Comencemos!
Evaluación de riesgos de proveedores: La importancia de elegir a los proveedores correctos
Las empresas suelen trabajar con varios proveedores para adquirir materias primas, mercancías y servicios que hagan funcionar al negocio. Por ello, elegir a los proveedores correctos, las empresas pueden garantizar la calidad y disponibilidad de productos y servicios.
Por otro lado, la elección de proveedores también depende en los costos, los tiempos de entrega y la cadena de suministro. Por esto, la elección de un proveedor va más allá de si es el que ofrece los precios más baratos.
Por ejemplo, un proveedor que vende barato pero que no acepta pagos en parcialidades, que no emite facturas o que se retrasa varios días con las entregas puede no ser el indicado para las empresas. En cambio, un proveedor que ofrece precios competitivos, que da plazos de pagos, emite facturas y hace entregas en tiempo y forma es más confiable para una relación de largo plazo.
¿Por qué es importante evaluar el desempeño de los proveedores?
La evaluación del desempeño de los proveedores permite identificar y abordar problemas de manera proactiva. Si no se cuenta con un sistema adecuado, es difícil detectar a tiempo si un proveedor está incumpliendo con los acuerdos, si la calidad de sus productos o servicios es adecuada o si está decayendo.
En el peor de los casos, si estos problemas no se corrigen a tiempo, pueden afectar directamente la calidad del producto final, lo que a su vez puede generar insatisfacción en los clientes, devoluciones y pérdidas económicas.
Por ello, te recomendamos evitar los siguientes errores al elegir y evaluar a tus proveedores:
Riesgo 1. No contar con un sistema de gestión de proveedores
Las empresas que trabajan con muchos proveedores pueden tener dificultades al realizar los procesos de forma manual. Por ello, un sistema de gestión de proveedores brinda una estructura organizada para administrar los procesos con los proveedores, desde la selección inicial hasta el seguimiento de las entregas, el control de pagos, la gestión de documentos y la evaluación de desempeño.
No contar con un sistema de control de proveedores impide tener una visión clara de los procesos, lo que dificulta la identificación y resolución de problemas como:
- Costos más elevados
- Demoras en las entregas
- Pagos duplicados
- Errores en las facturas
- Productos defectuosos no identificados
- Dificultad para hacer reclamaciones
Riesgo 2. No establecer criterios de evaluación
Durante una evaluación de desempeño de proveedores se deben definir indicadores clave de rendimiento o KPIs (Key Performance Indicators), criterios objetivos, medibles y que permiten identificar fácilmente las áreas de oportunidad.
Los KPIs más comunes para proveedores son:
- Calidad. Dentro de esta métrica pueden definirse otras como Tasa de defectos, Cumplimiento de especificaciones, Tiempo de vida útil para identificar posibles problemas de calidad.
- Costo. Dentro de la métrica Costos se deben considerar otras como Precio unitario, Condiciones de pago, Transporte, Impuestos, Costos totales de adquisición para tener un panorama más amplio sobre el costo de comprar con un proveedor.
- Entregas. En esta métrica se debe considerar Cumplimiento de plazos de entrega, Disponibilidad de inventario, Flexibilidad para adaptarse a cambios en la demanda, entre otros que indiquen la capacidad de respuesta del proveedor.
Riesgo 3. Evaluaciones poco consistentes
Las empresas que evalúan a sus proveedores solo cuando los eligen, una vez al año o hasta que se percatan de que no están teniendo utilidades corren el riesgo de perder rentabilidad en poco tiempo.
Además, las evaluaciones poco consistentes provocan falta de transparencia, contar con información incompleta de los proveedores o desactualizada, lo que impide tomar decisiones estratégicas que afectan a la rentabilidad de la empresa o a la calidad de los productos finales.
Riesgo 4. Enfocarse únicamente en los precios
Si bien el precio es un factor importante para la rentabilidad, no debe ser el único criterio de evaluación. Considerar el costo como único factor para elegir un proveedor o permanecer con él puede comprometer la calidad de los insumos. Por otro lado, al considerar únicamente los costos deben analizarse otros factores para detectar posibles sobrecostos, por ejemplo, al tener que importar mercancías de otros países.
Riesgo 5. No asegurarse de contar con la documentación completa
Las empresas deben contar con la información completa de sus proveedores: copia de acta constitutiva, RFC, opinión de cumplimiento del SAT, comprobante de pago de cuotas obrero-patronales de sus empleados, constancia de situación fiscal, domicilio fiscal, datos del representante legal, entre otros que avalen que la empresa está legalmente constituida, cuenta con certificaciones y que es socialmente responsable (en caso de que sea un requisito básico).
¿Cómo evitar estos riesgos?
Todos estos errores se evitan con la implementación de un sistema de control de proveedores que permita:
- Almacenar y recopilar la información de los proveedores
- Automatizar los procesos de evaluación para que sean periódicos
- Visualizar la cadena de suministro
- Dar seguimiento a las entregas
- Generar órdenes de compra
- Comparar precios
- Contar con un portal de proveedores para automatizar las compras
- Integración con los ERP de la empresa y el de los proveedores
- Agilizar el intercambio de información para mejorar la relación con los proveedores
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