Impacto de la gestión de proveedores en la cadena de suministro global

Impacto de la gestión de proveedores en la cadena de suministro global
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En toda empresa, la gestión de proveedores es un tema de gran importancia porque de ella depende en gran medida la eficiencia, la calidad y la competitividad de la compañía. Por esta razón, la gestión de proveedores en la cadena de suministro es clave para el éxito a mediano y largo plazo.

Hoy en el blog de Salud Fiscal te contaremos qué es la gestión de proveedores, su importancia en la cadena de suministro global y te daremos recomendaciones para tu empresa.

¿Qué es la gestión de proveedores global?

La gestión de proveedores es un proceso que permite la coordinación y supervisión de las relaciones con los proveedores que proporcionan bienes y servicios como parte de una estrategia empresarial global.
Consiste en encontrar, obtener y administrar los recursos vitales para las operaciones de la organización, lo que incluye la evaluación de las capacidades de los proveedores, el tipo de relación que se debe desarrollar, los ciclos de compra, entre otros puntos clave para la cadena de suministro.

Fases de la gestión de proveedores

La gestión de proveedores es un proceso estratégico que involucra las siguientes fases o etapas:

Mapeo de necesidades

El primer paso es realizar un mapeo con las características que se necesitan de un proveedor, analizando la misión, visión y valores, en conjunto con los productos y servicios de la empresa.

Calificación

Las calificaciones se usan para evaluar a los proveedores y determinar si son capaces de proporcionar los bienes o servicios que la empresa necesita, con base en estándares establecidos.

Clasificación

La clasificación de los proveedores es parte del proceso de gestión de ciclo de vida con base en parámetros como el gasto total, la calidad, la rentabilidad, el rendimiento, el riesgo del suministro, entre otros.

Selección de proveedores

Una vez analizados los criterios, la elección se hace para satisfacer las necesidades de la empresa con el proveedor que ofrezca la mejor relación costo/beneficio.

Negociación y contratos

Al identificar un proveedor que ofrece servicios de calidad se busca establecer los términos, condiciones, plazos de entrega, costos, entre otros detalles para definir las responsabilidades y beneficios para cada parte.

Colaboración

La colaboración es el proceso de desarrollo de los proveedores con la empresa mediante productos y servicios.

Integración de proveedores

Los proveedores se deben integrar a las plataformas de gestión de la empresa para medir los objetivos, plazos, buenas prácticas y generar informes de rendimiento.

Evaluación

La evaluación es la última etapa en la que se mide el rendimiento y características de los proveedores para asegurarse de que cumpla con los estándares de calidad, tiempos de entrega, precios, nivel de producción, entre otros.

Mantenimiento de la relación

A partir de las evaluaciones, se debe mantener la relación con los proveedores para seguir obteniendo beneficios a largo plazo.

Características de la gestión de proveedores eficaz

Para determinar el éxito de la gestión de proveedores en la cadena de suministro global se deben considerar las siguientes características:

  • Integración de sistemas tecnológicos para medir el desempeño de los proveedores
  • Alineación estratégica con los valores, objetivos y funciones de la empresa.
  • Planificación de gestión en caso de crisis.
  • Sistemas que permiten la transparencia de los precios.
  • Programas de revisión y auditorías periódicos.

¿Qué es y cómo funciona un portal de gestión de proveedores?

Un portal de proveedores es un software que facilita el control de las cuentas por pagar y mejora la visibilidad de la cadena de suministro. Permite a las empresas gestionar interacciones con sus proveedores, como consultas fiscales, facturas, complementos de pago y estatus de pagos.

El portal funciona así: comienza con la recopilación de datos relevantes de los proveedores, como datos fiscales y pagos realizados. Luego, se asignan roles y permisos para acceder al sistema, gestionar información y realizar ediciones. El portal permite crear flujos de documentos para mantener a todos los involucrados informados.

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Cuando el portal se encuentra listo, los proveedores reciben su formato de acceso para que ingresen y gestionen la información que requieren. Algunos programas envían notificaciones al correo de los proveedores para que sepan que es momento de acceder a la herramienta y no se pierdan ningún mensaje importante.

Beneficios de un sistema de gestión de proveedores

Fomenta la transformación digital

Las empresas que aún utilizan procesos manuales pueden iniciar su proceso de transformación digital con un portal de proveedores con el fin de optimizar la comunicación, reducir las llamadas y el tiempo en entregas y gestión de pedidos.

Son sistemas escalables

Estas herramientas se adaptan a los requerimientos de las empresas, pero también pueden crecer con ellas. Es decir, se pueden dar de alta nuevos proveedores y usuarios, ampliar pedidos e incorporar módulos para hacer más fácil la gestión.

Gestión en la nube

Un portal de proveedores es una solución cloud, lo que significa que las empresas no deben descargar programas informáticos pesados, que saturen los servidores y computadoras personales. Además, permiten el acceso desde cualquier lugar, en cualquier momento del día.

Software de gestión de proveedores

Herramientas que facilitan la gestión

A través de un portal de proveedores se pueden gestionar las recepciones, facturas, estatus de pago. Además de utilizar toda esta información para facilitar la tarea de facturación.

Optimizar procesos y procedimientos

Una de las mayores ventajas para los empleados. Al contar con un mecanismo de contacto con la información centralizada se ahorra tiempo que anteriormente se ocupaba en llamadas o visitas. Incluso al tener una duda se puede contactar al personal mediante la misma herramienta para resolver problemas. Este ahorro de tiempo permite a los empleados dedicarse a otras tareas de valor para el negocio.

Resolver incidencias rápidamente

Al contar con un software como este, tanto clientes como proveedores pueden prevenir situaciones críticas, detectar errores con facturas y corregirlos inmediatamente, antes de que la situación provoque problemas mayores, como una factura no deducible, o presentada fuera del periodo correspondiente.

Mejor relación entre clientes y proveedores

Con un software para gestión de proveedores, toda la información queda procesada y documentada, por lo que se puede tener evidencias de los trabajos realizados, así como incidentes y contacto entre colaboradores. Con todo esto, la relación entre el cliente y sus proveedores es más clara, transparente y satisfactoria.

Mejora en los procesos contables y fiscales

Contar con toda la información de pedidos, pagos, cuentas por pagar y facturas electrónicas, es más fácil gestionar los procesos contables y fiscales para que las empresas cumplan con sus obligaciones ante el SAT, como generar su contabilidad electrónica y presentar sus declaraciones.

 

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Entre los módulos que encontrarás en Salud Fiscal destaca el portal de proveedores, que se sincroniza con el ERP de la empresa y la información de cada proveedor para hacer más fácil el proceso de pagos y gestión de facturas. Así mismo contamos con el portal de viáticos, para mantener bajo control los gastos de viáticos de tus colaboradores y proveedores.

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