En toda empresa, la gestión de proveedores es un tema de gran importancia porque de ella depende en gran medida la eficiencia, la calidad y la competitividad de la compañía. Por esta razón, la gestión de proveedores en la cadena de suministro es clave para el éxito a mediano y largo plazo.
Hoy en el blog de Salud Fiscal te contaremos qué es la gestión de proveedores, su importancia en la cadena de suministro global y te daremos recomendaciones para tu empresa.
¿Qué es la gestión de proveedores?
La gestión de proveedores es un proceso que permite la coordinación y supervisión de las relaciones con los proveedores que proporcionan bienes y servicios como parte de una estrategia empresarial global.
Consiste en encontrar, obtener y administrar los recursos vitales para las operaciones de la organización, lo que incluye la evaluación de las capacidades de los proveedores, el tipo de relación que se debe desarrollar, los ciclos de compra, entre otros puntos clave para la cadena de suministro.
¿Por qué es importante la gestión de proveedores?
La gestión de proveedores es crucial para garantizar que las empresas mantengan relaciones comerciales eficientes, transparentes y estratégicas con quienes les proveen bienes y servicios.
Una buena gestión permite asegurar calidad, cumplir con los tiempos de entrega, reducir riesgos operativos, optimizar costos y fomentar relaciones a largo plazo que impulsen la innovación y la competitividad. Además, ayuda a identificar oportunidades de mejora y a mantener la trazabilidad en la cadena de suministro.
Beneficios de un sistema de gestión de proveedores
- Fomenta la transformación digital: mejora la comunicación, reduce llamadas y tiempos de gestión.
- Son sistemas escalables: permiten añadir proveedores, usuarios y módulos según el crecimiento de la empresa.
- Gestión en la nube: accesibles desde cualquier lugar, sin necesidad de instalar programas pesados.
Características de la gestión de proveedores eficaz
Para determinar el éxito de la gestión de proveedores en la cadena de suministro global se deben considerar las siguientes características
| Características clave |
|---|
| ✅ Integración de sistemas tecnológicos para medir desempeño |
| ✅ Alineación con los valores y objetivos de la empresa |
| ✅ Planificación de gestión ante crisis |
| ✅ Transparencia de precios |
| ✅ Revisión y auditorías periódicas |
Tipos de proveedores
Los proveedores pueden clasificarse con base en su función, relación estratégica y nivel de criticidad. Los principales tipos son:
Tipo de producto o servicio que ofrecen
- Materias primas. Suministran insumos esenciales para los procesos productivos. Son clave en industrias como la manufactura, la construcción o la alimentación. La calidad y constancia de estos proveedores afecta directamente la operación
- Componentes o subensambles. En sectores como el automotriz o electrónico, estos proveedores entregan partes que se integran en productos finales. Su integración con el sistema de producción es crítica
- Productos terminados. Entregan bienes listos para su distribución o venta. Son comunes en cadenas de retail, e-commerce o comercializadoras
- Servicios. Ofrecen soluciones como transporte, limpieza, mantenimiento, tecnología, seguridad o consultoría. Aunque no entregan un producto físico, su impacto operativo es significativo
Relación estratégica con la empresa 🤝
- Estratégicos. Son socios clave que aportan valor a largo plazo. Se prioriza la colaboración, innovación conjunta, acuerdos exclusivos o integración tecnológica. Ejemplo: un proveedor de tecnología que personaliza sus soluciones para la empresa
- Preferentes. Mantienen una relación sólida basada en desempeño y confianza, aunque sin un grado de colaboración tan profundo como los estratégicos
- Transaccionales. Se contratan por necesidad puntual o por precio, sin establecer una relación a largo plazo. El foco está en la eficiencia de compra
Criticidad en la operación
- Críticos: su interrupción puede detener la operación. Se requiere seguimiento constante, contratos claros y planes de contingencia.
- No críticos: su función es complementaria o de bajo impacto. Su gestión es más flexible.
¿Qué es y cómo funciona un portal de gestión de proveedores?
Un portal de proveedores es un software que facilita el control de las cuentas por pagar y mejora la visibilidad de la cadena de suministro. Permite gestionar interacciones como consultas fiscales, facturas, complementos de pago y estatus de pagos.
Funcionamiento:
- Recopilación de datos fiscales y de pagos de proveedores
- Asignación de roles y permisos de acceso para gestionar información y realizar ediciones
- Creación de flujos de documentos para mantener a los involucrados informados
- Envío de notificaciones para que los proveedores gestionen su información a tiempo.
Proceso de gestión de proveedores
El proceso de gestión de proveedores generalmente incluye las siguientes etapas:
- Identificación y selección. Búsqueda y evaluación de proveedores potenciales según criterios como calidad, precio, capacidad y cumplimiento normativo
- Contratación y negociación. Establecimiento de términos contractuales, condiciones comerciales y acuerdos de servicio
- Evaluación y homologación. Validación de que los proveedores cumplan con estándares mínimos de calidad y operación
- Seguimiento y monitoreo. Revisión periódica del desempeño mediante KPIs como cumplimiento de entregas, calidad del producto o servicio, atención al cliente, etc
- Desarrollo y mejora continua. Colaboración con proveedores para optimizar procesos, reducir costos o implementar mejoras tecnológicas
Tipos de modelos de gestión de proveedores
Existen distintos modelos de gestión de proveedores según el nivel de control, colaboración y tecnología implementada. Algunos modelos comunes son:
Modelo tradicional. Relación basada en la negociación de precios y cumplimiento básico. se caracteriza por una relación puramente transaccional entre comprador y vendedor. Su fundamento principal es la negociación de precios, buscando obtener el costo más bajo posible por bienes o servicios, a menudo a expensas de otros factores
Modelo colaborativo. Se enfoca en construir alianzas estratégicas a largo plazo. Aquí, la relación va más allá de la simple transacción; se busca una integración profunda entre la empresa y sus proveedores clave. El objetivo es la innovación conjunta, compartiendo conocimientos, recursos y riesgos para desarrollar nuevos productos o procesos que beneficien a ambas partes
Modelo basado en desempeño. También conocido como Vested Model, se centra en los resultados y beneficios compartidos entre empresa y proveedor. Fomenta una visión a largo plazo y una inversión en las capacidades del proveedor, ya que ambos comparten los riesgos y las recompensas, promoviendo una verdadera asociación estratégica orientada a la optimización continua y la creación de valor mutuo
Modelo digitalizado. Apoyado en plataformas tecnológicas como software ERP o SRM (Supplier Relationship Management), que permiten automatizar procesos clave, desde la emisión de pedidos y la gestión de contratos hasta el seguimiento de entregas y la evaluación del desempeño. Las ventajas son la mejora en la visibilidad total, reducción del trabajo manual y los errores, facilita la toma de decisiones informadas, la colaboración proactiva y la agilidad para responder a cualquier disrupción, transformando la gestión de proveedores en una operación predictiva y eficiente
Desafíos en la gestión de proveedores
Algunos de los principales retos que enfrentan las empresas en esta área son:
- Falta de visibilidad en la cadena de suministro
- Riesgos de incumplimiento regulatorio
- Gestión internacional o en múltiples zonas horarias
- Dependencia de un solo proveedor
- Dificultades en evaluación objetiva del desempeño
- Falta de integración tecnológica
Superar estos desafíos requiere una estrategia sólida, acompañada de herramientas tecnológicas y una cultura empresarial orientada a la colaboración.
¿Cuál es el futuro de la gestión de proveedores? 🤖
El futuro de la gestión de proveedores estará marcado por la digitalización, la sostenibilidad y la inteligencia artificial. Se espera un uso más intensivo de plataformas tecnológicas que automaticen procesos de selección, evaluación y monitoreo. También será clave la adopción de criterios ESG (ambientales, sociales y de gobernanza) en la evaluación de proveedores.
Además, la analítica avanzada y el machine learning permitirán predecir riesgos, optimizar inventarios y seleccionar proveedores con mayor precisión. Las empresas que inviertan en estas capacidades estarán mejor posicionadas para responder a un entorno global complejo y altamente competitivo.
Casos de éxito en la gestión de proveedores con Salud Fiscal
Una empresa del sector construcción detectó, mediante el Portal de Proveedores, que uno de sus principales proveedores había sido recientemente incluido en la lista negra del SAT. Gracias a la alerta temprana, pudieron suspender pagos, solicitar la sustitución de las facturas y evitar una deducción que habría sido rechazada. Esto representó un ahorro de más de $500,000 MXN en posibles multas y recargos.
Una firma de servicios profesionales logró organizar y validar más de 12,000 facturas de proveedores en menos de un mes. Esto le permitió depurar su contabilidad, detectar facturas duplicadas y reducir su carga operativa. El tiempo de revisión mensual pasó de cinco días a solo uno, aumentando significativamente la eficiencia del área contable.
Una compañía logística integró el Portal de Proveedores con su flujo de pagos, permitiendo que sus proveedores cargaran directamente sus facturas. El sistema validaba automáticamente el estatus fiscal y emitía alertas si alguna factura no era deducible. Esto agilizó el proceso de programación de pagos y redujo significativamente los errores administrativos.
Salud Fiscal es un desarrollo de la empresa Cimatic, una suite que se integra a tu sistema ERP para ayudarte a optimizar tu gestión fiscal, contable y, por ende, a mantener una buena relación con el SAT.
Entre los módulos que encontrarás en Salud Fiscal destaca el portal de proveedores, que se sincroniza con el ERP de la empresa y la información de cada proveedor para hacer más fácil el proceso de pagos y gestión de facturas. Así mismo contamos con el portal de viáticos, para mantener bajo control los gastos de viáticos de tus colaboradores y proveedores.
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