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¿Cómo llevar un correcto control de viáticos empresariales?

control de viáticos empresariales
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Tiempo de lectura: 8 minutos

Los gastos ocasionados por concepto de viajes de negocios pueden llegar a ser muy difíciles de gestionar. Para un buen control financiero, es indispensable contar con una estrategia clara para otorgar, reportar, declarar y deducir los viáticos. Hoy en el blog de Salud Fiscal te contaremos las claves para llevar un correcto control de viáticos en tu empresa. ¡Comencemos!

¿Qué es el control de viáticos empresariales?

Los viáticos son gastos relacionados con viajes corporativos o empresariales. Estos se generan por el desplazamiento de un empleado hacia un destino en especial, con el objetivo de llevar a cabo tareas asociadas con el trabajo, como cierres de negocios, compra de insumos, asistencia a diplomados, ferias de empresas, o cualquier otra razón por la que un empleado deba viajar a otra ciudad o país.

El control de viáticos consiste en proveer los recursos económicos a los empleados para los viajes, lo cual puede hacerse con antelación (anticipo) o a posteriori, mediante la devolución o reembolso del dinero que el empleado gastó.

¿Qué gastos se pueden considerar como gastos para viáticos?

En México, de acuerdo con el Servicio de Administración Tributaria, se reconocen los siguientes montos como gastos por viáticos y tienen límites máximos para las deducciones por viajes de negocios:

  • Pasajes aéreos y transporte local. En caso de viáticos para uso de automóvil, el monto máximo es de 850 pesos diarios sin importar si es dentro o fuera del país. Los boletos de avión y autobús también entran en el rubro y no tienen un monto máximo establecido; sin embargo, se debe contar con el comprobante fiscal para ser deducidos.
  • En México no existe un límite de gastos por hospedaje, pero en un viaje al extranjero no puede ser mayor a 3,850 pesos diarios.
  • Alimentación. El rubro de alimentos y bebidas no puede ser mayor a 750 pesos diarios en territorio nacional, y de 1,500 pesos diarios en el extranjero.

¿Cómo llevar un control de viáticos en viajes?

Otros gastos por viáticos son:

  • Impresión de documentos
  • Monto de inscripción para eventos
  • Fotocopias

¿Cómo llevar un control de viáticos?

El control de viáticos es un proceso que las empresas deben definir para llevar a cabo correctamente. Si bien cada organización define sus políticas y decide cómo realizar sus tareas, se recomienda comenzar separando la actividad por procesos, que son:

Solicitud de viáticos

El trámite de solicitud de viáticos se realiza previo a la realización de un viaje de negocios para solicitar el monto que cubra los gastos de alimentación, pasaje y hospedaje. Dependiendo de la organización, puede presentarse una cotización previa, información sobre el evento en el que el empleado va a participar, entre otros gastos que la empresa va a cubrir.

Este proceso lo puede llevar a cabo el mismo empleado que va a viajar, o un encargado del departamento de recursos humanos para tener un mejor control sobre los gastos de hospedaje, comida y transporte.

Una vez validado el monto de los viáticos se dirige la solicitud al departamento contable para que sea firmado por el personal asignado y puedan proceder a la siguiente fase.

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Entrega de recursos

Ya que se tiene aprobado el monto de los viáticos, la siguiente etapa es entregar los recursos al empleado que viajará. Esto puede realizarse directamente mediante una transferencia bancaria a su cuenta personal, o bien, se emite un cheque o se brinda una tarjeta de crédito o débito destinada específicamente para cubrir los gastos de viáticos.

Esta segunda opción es la más recomendable para que el empleado efectúe todos los pagos de forma electrónica y solicite las facturas correspondientes para dar lugar a la siguiente etapa.

Lo importante en esta fase es asegurarse de que el monto brindado por viáticos será suficiente para cubrir los gastos, ya que este pago no forma parte del salario del trabajador ni debe contemplarse dentro de la nómina.

Comprobación de gastos

La comprobación de gastos es una etapa de gran importancia, ya que no solo forma parte del control interno de la empresa, sino de sus declaraciones de gastos y deducciones. Al contar con una factura electrónica es más fácil comprobar los montos, fechas y forma de pago realizada, de modo que los gastos coincidan.

No obstante lo anterior, el empleado que viajó podría requerir entregar una relación de gastos en una hoja de cálculo con el desglose de cada gasto: concepto, cantidad, fecha e importe total. Esto, junto con las facturas es indispensable para que el departamento contable revise cada comprobante y se asegure de que son válidos.

En caso de que se superen la cantidad entregada por concepto de viáticos y se pueda comprobar mediante las facturas, la empresa debe reembolsar el monto que el empleado puso de su bolsillo. Sin embargo, debemos recordar que este monto no forma parte del salario y se debe evitar el reembolso.

Políticas de viáticos: mejor control de los gastos

Las políticas de viáticos son las reglas que se establecen en las empresas para controlar el uso de recursos destinados a cubrir los gastos de viaje. Establecerlas es indispensable para tener pautas precisas de uso y prohibiciones o limitaciones para una mejor gestión del dinero. Por ejemplo:

  • Políticas de alojamiento u hospedaje. Determinan los promedios de tarifas de habitaciones y prohibiciones como cargos por servicio al cuarto, minibar, planchado de ropa, entre otros.
  • Políticas de transporte. La empresa debe cubrir los gastos por transporte terrestre o aéreo, y pueden establecerse limitaciones como boletos en clase turista o la opción más económica.
  • Políticas de alimentación. Usualmente, las empresas asignan un presupuesto diario en alimentos, pero con limitaciones o restricciones de consumo. Por ejemplo, no incluyen bebidas alcohólicas.

¿Cómo definir una política para el control de viáticos empresariales?

Si en tu empresa no tienen una política para el control de viáticos, es importante definir una que considere los siguientes factores:

  • Identificar las necesidades de la empresa para mandar de viaje a sus colaboradores.
  • Definir un presupuesto específico para los viajes de negocios. Este punto es especialmente importante para mantener los gastos bajo control si se realizan viajes con frecuencia.
  • Determinar el límite de gastos de forma específica y lo más detallada posible para cubrir todos los gastos y evitar que el empleado tenga algún problema de liquidez.
  • Establecer reglas muy específicas para que el empleado pueda solicitar sus reembolsos en caso de haber gastado de más. Esto con la finalidad de evitar situaciones incómodas y posibles engaños.
  • Implementar la política de viajes y tenerla en un lugar visible, de modo que los colaboradores la conozcan de antemano.

Roles y responsabilidades en el control de viáticos

Parte de la política de viáticos consiste en definir quién será el personal encargado de efectuar el proceso, si lo realizará el departamento contable, de recursos humanos o el propio empleado que viajará.

Lo más recomendable es que sea el área de Administración y Finanzas quien tenga las responsabilidades en el control de viáticos para asegurarse de que los gastos se ajusten a un monto máximo y que todos sean deducibles de impuestos.

¿Cuáles son las responsabilidades para el control de viáticos?

Errores comunes en el control de viáticos

No contar con un sistema de gestión de viáticos conlleva el riesgo de cometer los siguientes errores:

Depositar el monto de los viáticos a la cuenta del empleado

El error más frecuente es depositar o transferir el dinero de los viáticos a la tarjeta de nómina del empleado. Este es un error porque el patrón se enfrentará a la situación de depósitos adicionales que no corresponde al sueldo del empleado, por lo que podrían tener discrepancias fiscales.

Por otro lado, al depositar el dinero a la cuenta del empleado, las empresas terminarán pagando los gastos personales del viajero sin saberlo, ya que no podrán dar seguimiento a los gastos ni solicitar facturas.

Tratar de deducir gastos no deducibles

Otro error común es tratar de deducir gastos que no son deducibles, o bien, que rebasan los límites determinados. Este desconocimiento puede causar confusiones y provocar que las empresas incurran en gastos innecesarios creyendo que podrán deducirse y entrar en el beneficio de la devolución fiscal.

No gestionar las facturas electrónicas

Es indispensable solicitar las facturas correspondientes a gastos de viaje: transporte terrestre o aéreo, gasolina, hotel, restaurantes, entre otras. De lo contrario, los gastos no podrán ser deducidos ni tendrán beneficios fiscales.

Software para el control de viáticos

El control de viáticos es una actividad que tiene implicaciones fiscales, contables y de recursos humanos. El proceso puede ser largo y complejo, por lo que el uso de un software para control de viáticos es ideal para gestionar los gastos, procesar las facturas, validarlas y facilitar el intercambio de información.

Un software de control de viáticos es un sistema de gestión enfocado en el cumplimiento de las políticas de viáticos para evitar que los procesos se gestionen de forma manual. Además, con estos programas, los empleados pueden registrar las facturas, recibos o comprobantes de pago de forma fácil, desde cualquier lugar y momento.

Además, este sistema puede integrarse al ERP de la empresa para tener un registro completo de las transacciones, optimizar los gastos y gestionar los recursos humanos y financieros de forma inteligente.

¿Qué esperar de un software para control de viáticos?

Las empresas que implementan un software para el control de viáticos lo hacen para reducir el margen de error, automatizar las tareas redundantes, tener registros contables más precisos, transparentar los gastos y aumentar la rentabilidad en las empresas.

Beneficios de un software de control de viáticos

La implementación de un software de control de viáticos conlleva beneficios como:

Optimización del presupuesto

Un software de control de viáticos y gastos de viajes ayuda a las empresas a automatizar los procesos de seguimiento, como el registro de gastos o la facturación, sin tener que contratar personal adicional o destinar a un empleado para esas tareas. Esto no solo conlleva el ahorro en salario, sino que ayuda a administrar mejor el presupuesto.

Por otro lado, el software permite detectar errores y gastos innecesarios que reduzcan significativamente el presupuesto, pero que no representen un beneficio fiscal.

Procesos más transparentes

Implementar un software de control de viáticos requiere la transparencia de la información, lo que permite administrar los recursos de la empresa de forma correcta, sin gastos ocultos o discrecionales que pongan en riesgo las finanzas o la reputación de la empresa.

Procesos automatizados y ahorro de tiempo

El uso de un software de gestión de gastos permite ingresar la información de forma automática e ingresarla en el sistema contable de la empresa, ahorrando tiempo a los empleados del departamento financiero y a quienes se encuentran de viaje de negocios. Con esto no solo se optimizan los procesos, sino que se garantiza que no habrá olvidos, pérdida de facturas ni gastos que no se hayan deducido.

Cumplimiento fiscal

El cumplimiento en temas fiscales es indispensable cuando se trata de control de viáticos, ya que estos gastos pueden ser presentados a la autoridad fiscal para cumplir con las declaraciones informativas y anuales, obtener deducciones y tener registrada la información para prepararse en caso de una auditoría.

Generación de informes en tiempo real

La implementación de un software de gestión de viáticos permite obtener informes en tiempo real para conocer el estado actual de la empresa y permite al departamento contable tomar decisiones informadas y a favor de la empresa.

Descubre los beneficios de Salud Fiscal para el control de los viáticos de tu empresa

Si estás buscando un sistema para validar tus comprobantes fiscales y de gastos de forma fácil, en Salud Fiscal encontrarás el software que necesitas para llevar un mejor control de viáticos y de otros procesos de tu empresa.

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