Para muchas empresas, los viajes de negocios son indispensables. Sin embargo, la gestión de gastos asociados puede ser muy compleja cuando son varios los empleados que viajan y se realizan procesos manuales para hacer presupuestos, generar reportes y deducir los impuestos por viáticos.
El software de control de viáticos es una solución para agilizar todos los procesos, tener completa visibilidad de los gastos y garantizar el cumplimiento tanto de las políticas de la empresa como de las obligaciones fiscales.
Hoy en Salud Fiscal te contaremos cómo el software de control de viáticos te ayudará a gestionar estos gastos de forma inteligente.
¿Qué son los viáticos?
Los viáticos son un tipo de asignación financiera ofrecida por las empresas para que los empleados solventen los gastos derivados de viajes de trabajo: transporte, hospedaje, comidas, materiales, suministros, entre otros. Su objetivo es garantizar la eficiencia y bienestar del empleado en el cumplimiento de sus actividades laborales.
En general, los viáticos son como un fondo que responde a la necesidad de movilidad y flexibilidad de los empleados para que puedan cubrir los gastos derivados de un viaje de trabajo.
Importancia de la gestión de gastos y viáticos
Los viáticos no solo son un tipo de gasto para las empresas, también deben cumplir con normativas fiscales y laborales designados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS).
La implementación de un software de control de gastos es clave para que las empresas cumplan con las normativas en materia fiscal, laboral y contable. Esto porque el software permite centralizar la información de registros financieros, presupuestos, pagos y facturas para tener un mejor control de los gastos, evitar desembolsos innecesarios, deducir correctamente todas las facturas y simplificar los procesos administrativos.
¿Qué gastos se pueden considerar como gastos para viáticos?
- Pasajes aéreos y transporte local. En caso de viáticos para uso de automóvil, el monto máximo es de 850 pesos diarios sin importar si es dentro o fuera del país. Los boletos de avión y autobús también entran en el rubro y no tienen un monto máximo establecido; sin embargo, se debe contar con el comprobante fiscal para ser deducidos.
- Hospedaje. En México no existe un límite de gastos por hospedaje, pero en un viaje al extranjero no puede ser mayor a 3,850 pesos diarios.
- Alimentación. El rubro de alimentos y bebidas no puede ser mayor a 750 pesos diarios en territorio nacional, y de 1,500 pesos diarios en el extranjero.
Otros gastos por viáticos:
- Impresión de documentos
- Monto de inscripción para eventos
- Fotocopias
¿Cómo llevar un control de viáticos?
Solicitud de viáticos
El trámite de solicitud de viáticos se realiza previo a la realización de un viaje de negocios para solicitar el monto que cubra los gastos de alimentación, pasaje y hospedaje. Dependiendo de la organización, puede presentarse una cotización previa, información sobre el evento en el que el empleado va a participar, entre otros gastos que la empresa va a cubrir.
Este proceso lo puede llevar a cabo el mismo empleado que va a viajar, o un encargado del departamento de recursos humanos para tener un mejor control sobre los gastos de hospedaje, comida y transporte.
Una vez validado el monto de los viáticos, se dirige la solicitud al departamento contable para que sea firmado por el personal asignado y puedan proceder a la siguiente fase.
Entrega de recursos
Ya que se tiene aprobado el monto de los viáticos, la siguiente etapa es entregar los recursos al empleado que viajará. Esto puede realizarse directamente mediante una transferencia bancaria a su cuenta personal, o bien, se emite un cheque o se brinda una tarjeta de crédito o débito destinada específicamente para cubrir los gastos de viáticos.
Esta segunda opción es la más recomendable para que el empleado efectúe todos los pagos de forma electrónica y solicite las facturas correspondientes para dar lugar a la siguiente etapa.
Lo importante en esta fase es asegurarse de que el monto brindado por viáticos será suficiente para cubrir los gastos, ya que este pago no forma parte del salario del trabajador ni debe contemplarse dentro de la nómina.
Comprobación de gastos
La comprobación de gastos es una etapa de gran importancia, ya que no solo forma parte del control interno de la empresa, sino de sus declaraciones de gastos y deducciones. Al contar con una factura electrónica es más fácil comprobar los montos, fechas y forma de pago realizada, de modo que los gastos coincidan.
No obstante lo anterior, el empleado que viajó podría requerir entregar una relación de gastos en una hoja de cálculo con el desglose de cada gasto: concepto, cantidad, fecha e importe total. Esto, junto con las facturas es indispensable para que el departamento contable revise cada comprobante y se asegure de que son válidos.
En caso de que se supere la cantidad entregada por concepto de viáticos y se pueda comprobar mediante las facturas, la empresa debe reembolsar el monto que el empleado puso de su bolsillo. Sin embargo, debemos recordar que este monto no forma parte del salario y se debe evitar el reembolso.
Errores e inconvenientes de la gestión de gastos y viáticos
La gestión de gastos es una tarea compleja, que se encuentra en constante riesgo de errores como:
Riesgo 1. Formatos manuales para la gestión de viáticos
Las empresas que aún cuentan con procesos manuales para solicitar y gestionar los viáticos utilizan formularios manuales, en documentos impresos, que provocan la pérdida de información, errores en la captura de datos y retrasos en la aprobación del presupuesto, lo que pone en riesgo la deducibilidad de los gastos.
La estandarización de la gestión de viáticos implica contar con procesos digitales para la solicitud de gastos de viaje, de modo que el área financiera de la empresa pueda hacer reservaciones, cotizaciones y determinar los gastos que el viajero realizará, así como la solicitud de los comprobantes de cada pago.
Riesgo 2. Uso de cuentas personales para los gastos de viáticos
Muchas empresas permiten que los trabajadores viajeros realicen los gastos de viaje por su cuenta y les hacen anticipo o reembolso de viáticos.Sin embargo, las empresas que tienen la necesidad de que sus trabajadores se desplacen a otras ciudades por motivos de trabajo deben proporcionar medios oficiales, como tarjetas de crédito empresariales para que se realicen los pagos y se soliciten las facturas para garantizar su deducibilidad.
¿Qué es un anticipo de viáticos?
Es adelantar una suma de dinero al empleado para cubrir los gastos relacionados con el viaje, como los boletos de avión o autobús.
¿Qué es un reembolso de viáticos?
Es devolver el dinero a un empleado viajero que regresa y presenta las facturas correspondientes a cada gasto realizado por hospedaje, alojamientos o renta temporal de automóviles para el traslado.
Riesgo 3. No contar con planes de gastos de viaje
Cuando los empleados viajan constantemente, las empresas deben contar con procesos estandarizados para cotizar hoteles, boletos de avión o autobús, restaurantes, entre otros gastos necesarios para el viajero.
No contar con estos procesos de planeación pone en riesgo a la empresa de fugas de dinero, falta de control en el presupuesto, engaños y la pérdida de comprobantes deducibles y que aligeren la carga fiscal en las empresas.
Riesgo 4. Problemas con los comprobantes para el reembolso de viáticos
Algunas empresas optan por los reembolsos de viáticos para los empleados viajeros y lo manejan en el CFDI de nómina como ingreso exento o no gravable para que no se tenga que pagar impuestos por ese gasto.
En tal caso, los viajeros pueden tener problemas con los comprobantes, como solicitarlos con datos incorrectos, proveedores de servicios que no envían la factura, entre otros que retrasan el proceso y pueden dejar sin deducir los gastos.
¿Qué es un programa de gestión de viáticos y gastos?
Un programa de gestión de viáticos y gastos es un software desarrollado para simplificar y automatizar el proceso de registro, control y reembolso de los gastos por viáticos. Con esta herramienta, las empresas pueden automatizar los procesos desde la solicitud de anticipos hasta la conciliación de las facturas para eliminar los riesgos que conlleva la gestión manual.
Estos programas se caracterizan por:
- Centralizar la información de los gastos en una sola plataforma
- Llevar un registro detallado de los gastos por categoría
- Automatizar las tareas repetitivas como el procesamiento de facturas
- Reducir el tiempo dedicado a las tareas administrativas
- Agilizar los procesos de presupuesto y aprobación de gastos
- Generar reportes personalizados para analizar los gastos por cada viaje
- Integración con otros sistemas de gestión empresarial para facilitar la conciliación de gastos
Beneficios de un software de control de viáticos
La implementación de un software de control de viáticos ofrece múltiples ventajas para las empresas, entre ellas:
Optimización del presupuesto
Este tipo de software automatiza procesos como el registro de gastos y la facturación, evitando la necesidad de contratar personal adicional o destinar empleados a estas tareas. Así, no solo se ahorra en costos laborales, sino que también se mejora la administración del presupuesto. Además, permite identificar y corregir errores o gastos innecesarios que no aportan beneficios fiscales.
Transparencia en los procesos
Contar con un software especializado garantiza la transparencia en la información, lo que facilita una correcta gestión de los recursos y previene gastos ocultos o discrecionales que puedan afectar las finanzas o la reputación de la empresa.
Automatización y ahorro de tiempo
La automatización permite ingresar y procesar la información directamente en el sistema contable, lo que ahorra tiempo tanto al equipo financiero como a los empleados en viaje. Esto también reduce el riesgo de olvidos, pérdida de facturas y omisión de gastos deducibles.
Cumplimiento fiscal
El software de control de viáticos facilita el cumplimiento de obligaciones fiscales, ya que centraliza la información necesaria para declaraciones informativas, anuales y auditorías, además de maximizar las deducciones permitidas.
Informes en tiempo real
Por último, permite generar reportes actualizados sobre el estado financiero y los gastos de viaje, lo que ayuda al departamento contable a tomar decisiones más informadas y beneficiosas para la empresa.
Proceso automatizado de gestión de viáticos
El cálculo de los viáticos varía significativamente de una empresa a otra por factores como el destino, el tipo de gastos o las distancias a recorrer. En general, el proceso para automatizar la gestión de los viáticos se ve de esta forma:
- Solicitud de anticipo. El empleado solicita un anticipo a través de la plataforma. El sistema verifica la disponibilidad de fondos y los requisitos de viaje en cuestión de minutos y posteriormente aprueba o rechaza la solicitud.
- Registro de datos. El sistema extrae los datos de los comprobantes de gastos automáticamente, eliminando la necesidad de capturar la información de forma manual.
- Conciliación. El sistema realiza la comparación de las facturas de gastos con el reporte del empleado para simplificar el proceso de conciliación y revisión.
- Informes y análisis. El sistema genera informes personalizados para identificar las tendencias y tomar decisiones basadas en datos.
¿Por qué las empresas deberían usar un software de control de viáticos?
Existen muchas razones para implementar un software de control de viáticos, las más importantes son:
Eliminación de tareas repetitivas
El software de control de viáticos se encarga de tareas repetitivas como la captura de datos, generación de reportes, aprobación de gastos, conciliación de facturas, entre otros para evitar los procesos manuales y automatizarlos para minimizar los errores en la gestión.
Facilitación de auditorías
La implementación de un software de control de viáticos facilita los procesos de auditorías internas para garantizar el cumplimiento ante el SAT y evitar el riesgo de una auditoría externa, o bien, enfrentarlas sin complicaciones.
Establecimiento de políticas claras
Contar con un software de gestión de viáticos permite definir políticas de gastos para garantizar que los presupuestos no se excedan. Esto permite mantener un buen control de los egresos y detectar a tiempo cualquier sobrecosto o desviación de recursos.
Reportes detallados
El software permite generar reportes automatizados para analizar los gastos por empleado, proyecto, destino o cualquier otro criterio.
Agilizar la aprobación de gastos
Contar con un proceso automatizado de gestión de viáticos permite agilizar la aprobación de los gastos, ya que no se requiere la intervención manual de los encargados de proyectos o del área contable.
Mejor gestión del presupuesto
Contar con sistemas automatizados permite una gestión más inteligente del presupuesto, lo que ayuda a evitar gastos excesivos, fraudulentos e implementar procesos transparentes.
Ahorro de tiempo
La implementación de un software de control de viáticos ayuda a reducir los tiempos en la realización de tareas repetitivas, lo que permite que los encargados de áreas administrativas dediquen más tiempo a tareas más estratégicas y que generen valor a la empresa.
Integraciones con otros sistemas
El software de control de viáticos se integra con otros sistemas de contabilidad, de nómina, de pago o con un CRM para una sincronización de datos perfecta, eliminando la necesidad de tener silos de datos o de procesos manuales.
¿Qué tipo de software elegir?
Las empresas que tienen empleados que viajan constantemente deben contar con procesos estandarizados y tecnológicos, por lo que un software que se integre con los sistemas existentes en la empresa, como un ERP.
Salud Fiscal es el software para control de viáticos que tu empresa necesita. Una plataforma digital innovadora que permite gestionar viajes nacionales e internacionales de forma automática, hacer presupuestos de gastos, controlar los anticipos, analizar el comportamiento de los gastos por cliente, rangos de fechas, entre otras tareas para hacerlas más efectivas.
En el portal de viáticos de Salud Fiscal encontrarás funcionalidades como:
- Reportes de gasto por empleado, por fecha o por concepto
- Validación de facturas
- Reportes de gastos en caja chica
- Anticipos de gastos
- Flujos de autorización de gastos
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