Las autoridades fiscales, desde hace años, han digitalizado los procesos para que se terminen las presentaciones de impuestos y las facturaciones en físico. Esto supuso, en su momento, toda una revolución que obligó a las empresas a actualizarse. Al mismo tiempo, esto abrió una posibilidad de no solo digitalizar la documentación, sino realizar la contabilidad de una forma más eficiente y con la reducción de errores.
Por ello, han surgido diversas soluciones de automatización fiscal que suponen diversos beneficios para las organizaciones y, sobre todo, para los departamentos de administración y contabilidad.
Hoy veremos cuáles son sus ventajas y el funcionamiento de estas plataformas.
💡 ¿Qué es la automatización fiscal?
La automatización fiscal es el proceso por el cual se documenta, procesa y envía la información relativa al cumplimiento tributario por medio de un software especializado. Así, se puede cumplir con el pago de impuestos, la presentación de declaraciones y más tareas relacionadas con una mayor facilidad, comparándola con un proceso cien por ciento manual.
✅ Beneficios de la automatización fiscal para tu empresa
Algunos de los beneficios de este enfoque para una organización son que:
- Se cometan menos errores al no tener que copiar o vaciar los datos de forma manual.
- Se eviten las omisiones al contar con alertas y procesos de envío ya programados.
- Haya un menor riesgo de problemas con la autoridad fiscal al dar cumplimiento a todas las obligaciones.
- Habrá una homogeneidad mayor en la documentación y así también menos duplicados.
- Se podrá dar un seguimiento mejor a los procesos administrativos de la empresa.
⚙️ ¿Cómo funciona la automatización fiscal?
Los mejores software de automatización fiscal cuentan con diversos módulos que permiten llevar un control adecuado de la información tributaria. Estos apartados o funciones específicas permiten diseñar una plataforma a la medida de las necesidades de tu empresa, en vez de tener que comprar un programa unitario donde puedas requerir otras funciones o prescindir de algunas.
Algunas de las funciones básicas de un software de automatización fiscal son las que vienen a continuación.
📂 Crear un repositorio de documentos fiscales
Podrás subir y revisar todo lo relativo a las facturas, notas de crédito y débito, la nómina, declaraciones, cancelaciones de CFDI y cualquier anomalía en los pagos recibidos y los emitidos hacia la entidad tributaria.
📬 Acceder y gestionar el buzón tributario
Es posible tener las notificaciones del buzón tributario en la propia herramienta de automatización. Así, se puede conocer toda la información y pendientes en un solo lugar.
🔍 Verificar a los proveedores
Bien es sabido que formar alianzas comerciales con empresas que el SAT considera como faltas de cumplimiento o con actividades fraudulentas puede ocasionar graves problemas, no solo de reputación, sino posibles sanciones económicas. La automatización te puede ayudar a conocer si un proveedor potencial cumple con los requisitos o está en una lista negra.
📑 Concentrar la información de los clientes y proveedores
También es posible contar con los datos de su cartera de clientes y la lista de proveedores con quienes ya trabaja, para así automatizar la creación y entrega de documentos relativos a las transacciones.
📊 Gestionar las declaraciones de operaciones con terceros
Las DIOT pueden requerir un largo proceso que, con ayuda de una automatización especializada, puede completarse en pasos sencillos, por medio de cálculos automáticos.
💼 Administrar los gastos de viáticos
Se puede dar un monitoreo adecuado de los presupuestos por departamento para este tipo de gastos, así como de sus comprobantes y demás documentación que brinde certeza en el rubro.
🔗 Integrarse con otras plataformas
Muchas empresas utilizan plataformas de gestión como las ERP (software de planificación de recursos empresariales, por sus siglas en inglés), donde ya tienen una avanzada concentración de sus datos de clientes, ventas, compras y demás información valiosa. Existen soluciones de automatización fiscal que pueden integrarse de forma fluida con estas herramientas organizacionales, y así potenciar sus ventajas conjuntas.
📑 Generar reportes
Una de las partes más complicadas para un equipo de contabilidad es generar los reportes que brinden visibilidad acerca del cumplimiento fiscal, dada la ingente cantidad de datos y la variedad de sus procesos. Un buen software automático ayuda en este aspecto, para generar reportes completos en cuanto a la facturación, cuentas por cobrar, balance de ingresos y egresos, complementos de pago y toda la información requerida.
🎯 Ventajas de la automatización fiscal para el equipo de contadores y administradores
Estas son las ventajas principales que brinda la administración automatizada de los archivos fiscales y los trámites relativos a estos:
📅 Ayudan a preparar las declaraciones parciales y la declaración anual
Sabemos que el periodo de marzo a abril puede ser extenuante para el departamento de contabilidad y de administración, debido a que debe prepararse con sumo cuidado la declaración anual. Asimismo, cada declaración parcial requiere de un seguimiento de cerca.
La automatización fiscal hace que estos procesos puedan formarse de una manera más clara y rápida, y así no exista el riesgo de excederse de las fechas de presentación.
💰 Brindan un seguimiento de las devoluciones
Para toda empresa las devoluciones de impuestos son un aliciente para llevar un proceso contable en forma y, a menudo, aportan una liquidez que siempre es conveniente. Un software de automatización puede brindar las notificaciones para realizar el proceso correspondiente y así no perderse de este flujo de efectivo.
💳 Hacen el proceso de pago de impuestos más fluido
Estas soluciones crean un entorno intuitivo donde es posible prever cuáles son los periodos de pago, las fechas límite y los procesos necesarios para hacerlos.
🌍 Están adaptadas al entorno fiscal del país correspondiente
No basta con adquirir una solución genérica. Una automatización fiscal adecuada es aquella que basa todos sus procedimientos en la legislación aplicable, así como se mantiene actualizada y relevante para un cumplimiento de las obligaciones exitoso.
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