Si estás empezando tu empresa o negocio, uno de los primeros y más importantes pasos es darte de alta en el Servicio de Administración Tributaria (SAT) tanto para el pago de impuestos como para la regulación de la contabilidad de la empresa. ¿Y cómo la regula? A través del catálogo de cuentas.
Hoy en el blog de Salud Fiscal te contaremos en qué consiste el catálogo de cuentas contables, qué contiene, para qué se utiliza y cuándo debe ser enviado al SAT.
¿Qué es el catálogo de cuentas contables?
El catálogo de cuentas es una lista estructurada y organizada que contiene las cuentas contables o las clasificaciones de las transacciones financieras, activos, pasivos, patrimonio, ingresos y egresos, entre otros.
Esta herramienta es de gran ayuda para llevar la contabilidad de una empresa u organización ya que es un reporte en el que se detallan las cuentas contables, lo que te proporcionará un marco de referencia para registrar y clasificar las transacciones financieras.
En este catálogo se describen los nombres y números de las cuentas de activos, pasivos, ingresos, egresos, capital, costos, gastos y las cuentas de orden. Los datos dependen de la forma en la que se lleva la contabilidad de la empresa; sin embargo, se recomienda que sea lo suficientemente adaptable para que se puedan integrar las cuentas que se necesiten para llevar el control de la empresa, especialmente si son cuentas específicas que se relacionan con la naturaleza del negocio.
¿Para qué sirve el catálogo de cuentas?
En general, el catálogo de cuentas ayuda a que las empresas puedan llevar el registro de su contabilidad en el día a día, por lo que pueden tener un control contable constante y consistente. Además, este catálogo es la base para la elaboración de los estados financieros de la empresa ya que se tiene un registro consistente y coherente de las transacciones financieras.
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¿Cómo se elabora el catálogo de cuentas?
Antes de comenzar a elaborar el catálogo de cuentas, debes conocer la información básica que se debe registrar:
- Activos circulantes y no circulantes
- Pasivos circulantes y no circulantes
- Capital
- Utilidades
- Reservas
- Ingresos por ventas
- Costos por ventas
- Costos de producción
- Gastos de ventas, financieros y administrativos
Ahora bien, las cuentas se registran con las siguientes claves numéricas:
- Activos (1)
- Activo Circulante (11)
- Activo no Circulante (12)
- Pasivos (2)
- Pasivo Circulante (21)
- Pasivo no Circulante (22)
- Capital (3)
- Ingresos (4)
- Costos (5)
- Costo de ventas (51)
- Costo de producción (52)
- Gastos (6)
- Gastos de ventas (61)
- Gastos administrativos (62)
- Gastos financieros (63)
Una vez que tengas las cuentas y las claves que se relacionan con tu empresa, debes establecer el sector al que pertenece tu empresa o negocio.
Ya que se ha recopilado toda la información se deben clasificar las cuentas con la clave que corresponde. No es necesario que el catálogo sea muy extenso; lo importante es que se llene con la información de la empresa para que cumpla con los requisitos necesarios.
Recomendaciones para efectuar el catálogo de cuentas
Lo primero es contar con un contador con experiencia en el manejo de cuentas contables de empresas. Sin embargo, si quieres llevar a cabo tu propia contabilidad, opta por utilizar herramientas tecnológicas que faciliten la gestión y eviten cometer errores.
Define la información que debe llevar cada cuenta y asegúrate de usar las claves correctas.
Clasifica las cuentas de tu empresa de lo general a lo particular, respetando la estructura de las cuentas orden.
Considera que tu catálogo se puede expandir tanto como sea necesario, así que no limites la información que vas a utilizar.
Captura las cuentas con un mismo formato de escritura para que quede uniforme.
¿Cuándo se debe enviar el catálogo de cuentas al SAT?
Los contribuyentes obligados a presentar su contabilidad por medios electrónicos de forma mensual también deben presentar su catálogo de cuentas a través de la sección “Trámites y Servicios” del portal del SAT.
La primera vez que se entregue la balanza de comprobación se debe enviar el catálogo de cuentas. Posteriormente, cuando se modifique el catálogo a nivel de las cuentas reportadas debe volver a enviarse a más tardar cuando se venza la obligación del envío de la balanza de comprobación en el mes que se llevó a cabo la modificación.
Las personas morales deben enviar mensualmente su información contable durante los primeros tres días del segundo mes posterior al correspondiente a la información que se va a enviar. Las personas físicas deben enviar su información contable mensualmente durante los primeros cinco días del segundo mes posterior al que corresponde la información.
Recuerda que el catálogo de cuentas debe ser realizado por un contador especializado que lleve la contabilidad de tu empresa para que la información sea correcta y no tengas problemas a largo plazo con el SAT.
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