Al emitir o recibir una factura, es importante verificar que cumpla con los requerimientos del Servicio de Administración Tributaria. De lo contrario, podrían presentarse problemas a causa de un comprobante sin validez fiscal.
Hoy te contaremos qué es la validación de facturas, por qué debe realizarse, los pasos a seguir, la forma de verificar un CFDI impreso y el folio fiscal.
¿Qué es la validación de facturas?
La validación de facturas es un proceso obligatorio que se realiza para corroborar la autenticidad de un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) o factura electrónica, así como su registro en el portal del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
A través de la validación de facturas, el SAT certifica que cada comprobante esté aprobado y registrado como un documento que cumple con los requerimientos para ser deducible de impuestos, o bien, para presentar como parte de los ingresos.
En general, se espera que el emisor del CFDI cumpla con todos los requerimientos para brindar un comprobante válido. Sin embargo, es necesario validarlo para garantizar que no se trate de una factura apócrifa, por una operación equivocada, con datos incorrectos o cualquier otro error que pueda provocar que la factura no sea deducible.
¿Por qué validar una factura?
Al validar CFDI, el contribuyente tendrá la certeza de que está emitiendo o recibiendo un comprobante fiscal legal, válido y que podrá deducir sin problemas. El Artículo 113 del Código Fiscal de la Federación (CFF) estipula que la enajenación de CFDI falsos CFDI es objeto de una sanción que puede ser desde tres meses hasta seis años de prisión.
Esto significa que la validación de facturas no solo es un requisito para llevar una buena contabilidad, sino para evitar posibles sanciones por parte de la autoridad.
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Paso a paso, ¿cómo hacer una validación de facturas?
El proceso de validación de facturas es sencillo. Solo debes seguir estos pasos:
- Ingresa al portal oficial del SAT
- Dirígete a la sección “Verifica tus facturas electrónicas”
- Puedes iniciar sesión con tu e.Firma y contraseña
- Captura el folio fiscal, RFC del emisor del CFDI y el RFC del receptor
- Escribe los números de verificación de la imagen
- Da clic en el botón “Verificar CFDI”
Una vez que hayas dado clic, podrás visualizar el estado de la factura. Y en caso de ser positivo podrás imprimirlo.
Si la factura no es válida, aparecerá el mensaje “El comprobante no se encuentra registrado en los controles del Servicio de Administración Tributaria”.
¿Cómo verificar un CFDI impreso?
Si tienes un CFDI impreso en formato PDF, debes asegurarte de que tenga los datos antes mencionados y seguir los mismos pasos en el portal del SAT.
¿Cómo verificar el folio del CFDI?
El folio fiscal también se conoce como UUID (Identificador Universal Único). Se encuentra en el recuadro de los datos de identificación del comprobante fiscal, dentro de los datos del emisor. Es un número consecutivo, separado por guiones, que se compone por cinco grupos de números y letras.
¿Qué información debe contener una factura?
- RFC del emisor
- Régimen fiscal del emisor
- El domicilio del local o establecimiento que emitió la factura electrónica
- El número de folio asignado por el SAT
- El sello digital del contribuyente que expide el comprobante
- Lugar y fecha de expedición de la factura
- RFC del contribuyente receptor de la factura
- Descripción de los bienes, mercancía o descripción del servicio: cantidad, clase, unidad de medida
- Valor unitario en número
- Importe total en número y en letra
- Señalamiento de pago en una sola exhibición o parcialidades
- Desglose de los impuestos trasladados y retenidos
- Especificación de la forma de pago: efectivo, transferencia interbancaria, cheque nominativo, tarjeta de débito o crédito, o monedero electrónico
- Número y fecha del documento aduanero en caso de tratarse de mercancía de importación
Validar facturas con un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC)
El año 2015, el SAT estableció la obligación de llevar un registro contable a través de un sistema electrónico y para ello se aprobó el uso de Proveedores Autorizados de Certificación (PAC).
Los PAC son personas morales que permiten la gestión y procesamiento de facturas electrónicas, tanto la generación como la validación de CFDI de forma digital y más sencilla que al entrar al portal oficial del SAT.
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Con el uso de un PAC se puede validar el archivo XML, sin tener que capturar la información ya que lo realizan de forma automática, al momento en que se genera el CFDI. Además, el PAC debe enviar una copia del CFDI validado al SAT, lo timbra y certifica que el archivo es correcto.
¿Por qué validar una factura? La importancia de validar tus facturas
Además, la importancia de la validación de facturas radica en los siguientes aspectos:
- Evitar que el contribuyente sea víctima del fraude fiscal al recibir documentos falsos, que amparen operaciones inexistentes o ilegales.
- Comprobar los ingresos y egresos del contribuyente para un correcto cálculo de impuestos.
- Tener un comprobante oficial de la propiedad de un bien o servicio.
- Cumplir con un proceso obligatorio, que podría causarte multas o sanciones en caso de no llevarlo a cabo.
Asegúrate de validar todas tus facturas
Sin importar si eres una persona física: un profesionista independiente, emprendedor, comerciante, chofer de plataformas… o bien, si eres una persona moral y tienes una empresa: debes asegurarte de que todas las facturas que emites y recibes sean válidas.
Recuerda que la validación de facturas es un proceso obligatorio y que te traerá la certeza de que todos los CFDI que emitas o recibas serán válidos y que se podrán usar con fines fiscales.
¿Cómo elegir un proveedor de confianza?
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